Herbeoordeling douanevergunningen in de praktijk

In de praktijk blijkt het herbeoordelingsproces toch een stuk lastiger en ook weerbarstiger. Ook heeft de Nederlandse Douane een nieuw kader opgesteld om te kunnen optreden als douanevertegenwoordiger.
Door Arjo
donderdag 26 september
Arjo

Vanaf eind 2017 is de Nederlandse Douane volop bezig om bedrijven te controleren in het kader van de ‘Herbeoordeling Douanevereenvoudigingen’. De herbeoordeling lijkt in eerste instantie slechts een formaliteit waarbij, in het licht van de nieuwe douanewetgeving (DWU), de douanevergunningen opnieuw moeten worden afgegeven door de Douane. In de praktijk blijkt het herbeoordelingsproces toch een stuk lastiger en ook weerbarstiger. Ook heeft de Nederlandse Douane een nieuw kader opgesteld om te kunnen optreden als douanevertegenwoordiger. 

De herbeoordeling binnen het wettelijk kader

Met de inwerkingtreding van het Douanewetboek van de Unie (DWU) op 1 mei 2016 is ook het formele startschot gegeven van de herbeoordeling van  douane-vergunningen. Een en ander is terug te vinden in artikel 250 lid 1 van de Gedelegeerde Verordening DWU. Daarin staat letterlijk:

“Op basis van Verordening (EEG) nr. 2913/92 of Verordening nr. 2454/93 verleende vergunningen die geldig zijn op 1 mei 2016 en waarvan de geldigheidsduur niet beperkt is, worden herbeoordeeld.”

Ook de termijn waarbinnen alle vergunningen opnieuw beoordeeld moeten zijn wettelijk vastgelegd. Artikel 345 lid 1 van de Uitvoeringsverordening DWU:  

“Beschikkingen als gevolg van een herbeoordeling van een vergunning overeenkomstig artikel 250, lid 1, van Gedelegeerde Verordening (EU) 2015/2446 worden vóór 1 mei 2019 afgegeven.”

Het tijdspad waarbinnen alle douanevergunningen moeten zijn herbeoordeeld is dus duidelijk! De Douane heeft drie jaar de tijd en van deze drie zijn er inmiddels bijna twee verstreken!

De Douane heeft drie jaar de tijd en van deze drie zijn er inmiddels bijna twee verstreken!

De benadering van de Nederlandse Douane

De Douane heeft al haar klanten ruim van tevoren geïnformeerd over de komende veranderingen. Zo ontvingen alle vergunninghouders  eind 2015 al een brief dat per 1 mei 2016 het DWU van toepassing zou zijn. Vervolgens bleef het enige tijd stil maar uiteindelijk ontvingen veel bedrijven in de tweede helft van 2017 wederom een brief waarin de administratieve controle werd aangekondigd. Met deze brief werd ook de ‘Vragenlijst Bedrijfsverkenning’ meegestuurd. Deze vragenlijst diende door de vergunninghouder te worden ingevuld (en onderbouwd) en binnen één maand te worden geretourneerd. Vervolgens werd (of wordt) door de Douane een eerste gesprek met de vergunninghouder gepland. Veel initiële gesprekken zijn gestart in het laatste kwartaal van 2017 of het eerste kwartaal van 2018.

Wederom is monitoring van groot belang

In de vragenlijst die de Douane aan vergunninghouders heeft gestuurd staat een belangrijke alinea:

“Omdat de AEO voorwaarden als een rode draad door de wetgeving lopen, wordt bij de toepassing van veel douanevergunningen aangesloten bij die AEO voorwaarden.”

Wat de Douane hiermee zegt is dat wellicht niet in alle gevallen de AEO-status zelf nodig is voor het behoud of verkrijgen van de vergunningen, maar dat wél moet worden voldaan aan de AEO-voorwaarden. Die AEO-voorwaarden vloeien voort uit artikel 29 DWU en 24 – 28 Uitvoeringsverordening DWU:

  • Naleving/compliance
  • Deugdelijke handels- en vervoersadministratie
  • Financiële  solvabiliteit
  • Praktische vakbekwaamheid
  • Passende veiligheidsnormen

De Douane verwacht bij de herbeoordeling dat de vergunninghouder een werkwijze heeft waarbij de vergunningen en de bijbehorende voorwaarden zijn geborgd door middel van monitoring. Ofwel een systeem van procedures, interne controles, correctieve maatregelen en/of preventieve maatregelen en vastlegging en registratie van de controleresultaten.

Het bedrijfsleven lijkt ten tijde van de  gesprekken die de Douane voert voor de herbeoordeling nog wel een verrast te worden door deze verwachting. Of die verrassing terecht is, laat ik in het midden. De verassing is in ieder geval vaak onaangenaam omdat de Douane de beschreven methodiek ook geïmplementeerd wil zien. Een mooi verhaal is dus niet voldoende, het moet ook daadwerkelijk werken.

Met andere woorden, het gaat niet om de opzet van de maatregelen, maar vooral om het bestaan en – nog belangrijker – de werking van de maatregelen.

Pas als de Douane kan vaststellen dat voldoende maatregelen zijn genomen en deze werken, kan tot afgifte van de (herbeoordeelde) vergunningen  worden overgegaan. Voor een omvangrijk gedeelte van het bedrijfsleven zal dit betekenen dat er nog behoorlijk wat ‘werk aan de winkel’ is.

Toelating als douanevertegenwoordiger

Een bijzondere vergunning uit het CDW-tijdperk is de vergunning ‘Toelating als douane-expediteur’. Deze vergunning is een Nederlandse ‘uitvinding’ en komt per 1 mei 2019 geheel te vervallen. De vergunning komt ook nu al niet meer terug in de Algemene douanewet.

In de plaats is de ‘toelating’ als douanevertegen-woordiger gekomen. Dit is geen formele vergunning, maar slechts een brief van de Douane waarin zij stelt dat wordt voldaan aan de eisen om op te kunnen treden als douanevertegenwoordiger.

Ook voor deze toelating moet het bedrijf (op grond van artikel 1:10 ADW) voldoen aan de AEO-criteria van artikel 39 a - d DWU. Letterlijk stelt het Handboek Douane:

‘Op grond van dit artikel moet een persoon die in Nederland een persoon vertegenwoordigt […] voldoen aan de criteria van artikel 39, onderdelen a tot en met d, van het Douanewetboek van de Unie (de AEO-criteria). Hij moet daarom toegelaten zijn als douanevertegenwoordiger.’

Dit betekent dus dat een bedrijf niet alleen ten aanzien van haar douanevergunningen maar ook ten aanzien van een toelating voor douanevertegenwoordiging (die wordt behandeld als ware het een vergunning) moet monitoren. Daarbij heeft de Douane in hoofdstuk 2.00.00 paragraaf 5.2 van het Handboek Douane uiteengezet wat moet worden verstaan onder het criterium ‘deugdelijke administratie’:

“Voor de toelichting op het criterium deugdelijke administratie (art 39, letter b, DWU) is de activiteit "het direct of indirect vertegenwoordigen", opgesplitst in 7 stappen:

  1. Acceptatie opdrachtgever en/of vertegenwoordigde
  2. Tot stand komen opdracht tot aangifte
  3. Opmaken en indienen aangifte
  4. Informatievoorziening aan de opdrachtgever/ vertegenwoordigde
  5. Archivering/ administratie plicht
  6. Interne controle op de kwaliteit van de aangifte / monitoring van het aangifteproces
  7. Herstel en annulering

Uit de nadere uitwerking van deze stappen in het Handboek Douane blijkt direct de impact op bedrijven die optreden als direct vertegenwoordiger. Om op te kunnen optreden als douanevertegenwoordiger zijn een groot aantal procedures en interne controlemaatregelen noodzakelijk.

Om op te kunnen optreden als douanevertegenwoordiger zijn een groot aantal procedures en interne controlemaatregelen noodzakelijk.

Hoewel wij groot voorstander zijn om het vak en de activiteit ‘douanevertegenwoordiger’ verder te professionaliseren, hebben wij wel formele bezwaren tegen de gekozen aanpak. De gebruikelijke rechtsbescherming – waaronder de mogelijkheid van bezwaar en beroep bij een rechter – lijkt namelijk volledig te ontbreken. Ook bestaat geen wettelijk kader voor deze aanpak.

Conclusie en meer informatie

Voor het behoud van de douanevereenvoudigingen, maar ook om als douanevertegenwoordiger op te kunnen treden, moet een bedrijf een systeem van monitoring toepassen op haar processen.

Daarbij is de AEO-vergunning geen vereiste, maar wel of wordt voldaan aan de AEO-voorwaarden.

Wenst u meer informatie over het herbeoordelingsproces, de AEO-vergunning, AEO- monitoring, ons AEO Control Framework of auditing? Neem contact op met één van onze adviseurs of juristen via info@customsknowledge.nl.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.