Het AEO-CF en de internal AEO-Auditor

Het uitvoeren van een AEO interne controle of interne audit door de internal AEO-auditor.
Door Arjo
woensdag 25 september
Arjo

Hoewel alle AEO’ers inmiddels het belang van AEO-monitoring begrijpen, maakt dit nog niet dat elk bedrijf ook voldoende maatregelen neemt. Vooral het uitvoeren van interne controles en interne audits, wil nog weleens achterwege blijven. Hierdoor wordt onvoldoende ge(waar)borgd dat procedures daadwerkelijk worden gevolgd en zo nodig correctieve of preventieve maatregelen worden genomen. Maar wil je zo’n interne controle of interne audit uitvoeren, dan moet je daarvoor  ook medewerkers hebben die daartoe in staat zijn. In dit artikel gaan wij dieper in op de internal AEO-auditor.

Het AEO-Control Framework

In 2012 is de Douane begonnen met het controleren van de tot dan toe uitgereikte AEO-certificaten. Door middel van zogenoemde bureautoetsen wordt beoordeeld of een bedrijf correct, dat wil in ieder geval zeggen actief, met het onderhoud van haar AEO-certificaat is omgegaan. Indien uit de bureautoets blijkt dat het bedrijf in dit opzicht mogelijk te passief is geweest, of als er een andere aanleiding toe bestaat, dan zal de Douane een veldtoets uitvoeren. Dit laatste betekent dat de Douane het AEO-gecertificeerde bedrijf bezoekt om nader onderzoek uit te voeren naar het onderhoud van het AEO-certificaat en de daaraan gelieerde processen. Uiteindelijk kan een veldtoets ook leiden tot een volledige herbeoordeling ten aanzien van het AEO-certificaat.

Al ruim voor de aankondiging van de toetsing door de Douane heeft Customs Knowledge geïnvesteerd in de ontwikkeling van een systeem dat bedrijven helpt om het behaalde AEO certificaat te onderhouden; het AEO Control Framework of AEO-CF. Over het AEO-CF, AEO-monitoring en douane-compliance in algemene zin hebben wij de afgelopen tijd al meerdere artikelen gepubliceerd. Steeds weer is één van de belangrijkste uitgangspunten en conclusies over het onderhoud van een AEO-certificaat, dat er sprake moet zijn van een continu controle- en verbeteringsproces.

Om bedrijven kennis te kunnen laten maken met het AEO Control Framework, zijn door Customs Knowledge meerdere seminars georganiseerd. Hierbij is onder meer uitleg gegeven over begrippen als; ‘interne controle’, ‘interne audit’ en ‘externe audit’. Daarnaast zijn er discussies gevoerd met de deelnemers over meerdere aan het AEO-CF gerelateerde aspecten.

“Wie gaat de interne audit uitvoeren?”

Uit de gesprekken die wij met diverse bedrijven hebben gevoerd, blijkt dat bedrijven zoeken naar een efficiënte manier om het AEO-certificaat te onderhouden. Enerzijds is de vraag hoe men een AEO-CF zo werkbaar mogelijk kan toepassen binnen een bedrijfsspecifieke situatie, maar anderzijds komt ook de vraag terug: “Wie gaat de interne audit uitvoeren?” Ook de aanbevolen scheiding van de interne controle en de interne audit is bij kleinere bedrijven vaak lastig te maken. Veelal ligt de controle- en audit-taak daar bij één persoon. Het verdient dan vaak de voorkeur dat een integraal controlesysteem wordt opgesteld, dat kan worden toegepast vanaf de werkvloer.

Grotere bedrijven echter beschikken naast een douaneafdeling veelal over een kwaliteitsfunctionaris of zelfs over een volledige afdeling, die zich bezighoudt met het auditen van de binnen het bedrijf aanwezige kwaliteitssystemen en de daarbij behorende procedures. Binnen deze bedrijven is een douanemanager, als het AEO-CF eenmaal geïmplementeerd is, vaak goed in staat om interne controles uit te voeren op de door de eigen afdeling uitgevoerde werkzaamheden. Omdat de processen vaak complex zijn en veelal meerdere afdelingen raken, is een onafhankelijke interne audit, naast de interne controles, een noodzaak. De interne audit waarborgt dat er geen situatie ontstaat van de spreekwoordelijke ‘slager die zijn eigen vlees keurt’.

Het zelf uitvoeren van een doeltreffende audit op een douanespecifiek bedrijfsproces, bijvoorbeeld in de vorm van een gegevensgerichte audit, is voor veel bedrijven nieuwe materie. Daarnaast kruisen op dit vlak twee vakgebieden; die van de douanemanager en die van de kwaliteitsmanager. Binnen beide functies is kennis aanwezig die op enig moment zal overlappen. De douanemanager zal daarbij moeten leren werken in het veld van het kwaliteitsmanagement waarbij hij zal moeten begrijpen hoe een interne audit uitgevoerd (en gerapporteerd) wordt. De kwaliteitsmanager moet kennis en inzicht verwerven in specifieke douaneprocessen. Daarbij zal hij, om een efficiënte audit te kunnen uitvoeren ook moeten beschikken over toereikende kennis van douanematerie. Dit laatste is uiteraard een vereiste om te kunnen vaststellen of interne controlemaatregelen daadwerkelijk effectief zijn.

Naar onze overtuiging ligt op het snijvlak van de hiervoor genoemde functies het werkveld van de ‘internal AEO-auditor’. Deze ‘IAEOA’, om maar weer eens een afkorting te introduceren, is een nieuwe functie en herbergt het beste van twee werelden. In ieder geval zal de auditor in staat moeten zijn om te kunnen acteren binnen het werkveld van de douanejuridische kwaliteitszorg. Gezien de ontwikkelingen die momenteel gaande zijn ten aanzien van het onderhoud op de reeds afgegeven AEO-certificaten, kan het niet anders zijn dan dat de ‘IAEOA’ in de toekomst een sleutelrol zal vervullen binnen AEO-gecertificeerde bedrijven.

Conclusie en meer informatie

Mocht u aan de hand van dit artikel vragen of opmerkingen hebben of anderszins van gedachten willen wisselen over AEO, AEO-auditing of aanverwante onderwerpen, neemt u dan gerust contact met ons op.

Customs Knowledge is dé specialist op het gebied van AEO, AEO-monitoring en het uitvoeren van audits. Heeft u vragen, wilt u zelf interne audits op zetten of een externe audit laten uitvoeren? U kunt in dat geval contact opnemen met Bart Boersma (bart.boersma@customsknowledge.nl) of Arjo Groenendijk (arjo.groenendijk@customsknowledge.nl).

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.