Het opstellen van een artikelstambestand

De totstandkoming van het artikelstambestand.

Eerder hebben wij al geschreven over de manier waarop een artikelstambestand kan worden gebruikt. Daarbij is aandacht besteed aan de totstandkoming, het gebruik van het artikelstambestand en het onderhoud daarvan. Hieronder gaan we dieper in op de totstandkoming van het artikelstambestand.

De basis van het artikelstambestand

In de dagelijkse praktijk van de aangever wordt regelmatig gebruik gemaakt van wat wij mogelijk een artikelstambestand kunnen noemen. Meestal heeft men de beschikking over een lijst van aan te geven goederen die in de loop der tijd steeds is aangevuld met nieuwe goederen waarvoor door deze en gene goederencodes zijn vastgesteld. Soms bestaat zo’n lijst uit een Excel bestand. Vaak is er echter slechts sprake van diverse (papieren) lijstjes die in voorkomend geval met de pen worden aangevuld en op enig moment worden vervangen door een nieuwe lijst waarop de nieuwe goederen dan zijn “opgeplust”.

Nadere bestudering van dergelijke lijsten laat zien dat de inhoud vaak zodanig is dat slechts een paar mensen (meestal zij die de lijst hebben samengesteld) in staat zijn om de lijst te lezen en te interpreteren. Met andere woorden een buitenstaander (bijvoorbeeld de Douane, maar ook een douane-expediteur) kan aan de hand van dergelijke lijsten niet zien dat de vastgestelde goederencodes op een verantwoorde manier zijn vastgesteld met inachtneming van de basisprincipes die gelden voor het indelen van goederen.

Nadere bestudering van dergelijke lijsten laat zien dat de inhoud vaak zodanig is dat slechts een paar mensen (meestal zij die de lijst hebben samengesteld) in staat zijn om de lijst te lezen en te interpreteren).

Kort door de bocht, er is geen sprake van een artikelstambestand, doch van een lijstje met slechts een aantal artikelnummers die gekoppeld zijn aan een goederencode. Een vrijwel niet te controleren lijst (denk aan actualiseren) en een lijst die op geen enkele manier laat zien dat de goederencodes met zorg zijn samengesteld.

De bouw van een goed artikelstambestand?

Uiteraard vormt de hiervoor beschreven lijst het uitgangspunt. Immers dat is het basismateriaal waarover we kunnen beschikken.

Vastgesteld moet worden dat de informatie die voor de ervaren medewerker van de producent en wellicht ook voor degene die de aangiften maakt duidelijk is, veelal niet voldoende is om de goederen verantwoord in te delen. Het uitgangspunt moet worden dat een onafhankelijke partij in staat is aan de hand van de informatie in de lijst (die dan al bijna artikelstambestand mag heten) de juiste goederencode vast te stellen.

Additionele informatie

Naast het artikelnummer en de goederencode moet er dus (veel) meer informatie komen. Laten we eens kijken over welke informatie het dan gaat. Hiervoor wordt in eerste instantie aansluiting gezocht bij de standaardinformatie die nodig is voor het indelen van goederen in de Nomenclatuur.

We kunnen hierbij denken aan bijvoorbeeld de algemene naam van het artikel. Hoe wordt het artikel in het dagelijks gebruik genoemd. Een voorbeeld. Een specifieke autoband van rubber voor personenauto’s heeft artikelnummer AB 19/245/Z. Dit artikelnummer is voor degene die er dagelijks mee werkt gesneden koek. Een derde partij zoals de Douane en mogelijk ook een logistieke dienstverlener weet echter niet wat dit betekent.

Een extra kolom waarin is vermeld dat het hier een buitenband van rubber voor personenauto’s betreft, geeft echter al zeer veel duidelijkheid.

Een verwijzing naar een mogelijk aanwezige catalogus kan in vrijwel alle gevallen ook zeer verhelderend werken. Is er geen catalogus voorhanden, maar wel een webshop of een internetsite waar de verschillende goederen zijn opgenomen, dan kan een verwijzing naar die internetpagina ook al heel veel duidelijkheid verschaffen.

Voor het kunnen indelen van goederen in de Nomenclatuur is kennis nodig van de samenstelling van de goederen, de manier waarop het goed is geproduceerd, het gebruik dat van de goederen gemaakt wordt, het gewicht, de verpakking (al dan niet opgemaakt voor de verkoop in het klein), het aantal eenheden dat per maand wordt ingevoerd, enz. Informatie die niet voor alle goederen noodzakelijk is, maar afhankelijk is van de aard van de goederen. Het aantal eenheden per maand is bijvoorbeeld noodzakelijk indien frames van fietsen van oorsprong uit China worden geïmporteerd.

Welke informatie

De algemene informatie zoals bijvoorbeeld de naam die het artikel heeft in het dagelijks gebruik en de verwijzing naar de catalogus of de website lijkt niet moeilijk. Die informatie is meestal op een vrij eenvoudige manier beschikbaar.

De informatie die noodzakelijk is op basis van de Nomenclatuur is echter sterk afhankelijk van het soort goederen dat moet worden ingedeeld. Een voorbeeld. Bij het indelen van koekjes is het van belang informatie te hebben over de samenstelling. Denk bijvoorbeeld aan de aanwezigheid van chocolade/cacao. Dat is voor het vaststellen van de GN-code van essentieel belang. Daarnaast is het van belang of de koekjes gezoet zijn of niet. Een kolom waarin de samenstellende ingrediënten zijn opgenomen is dan dus essentieel.

Echter indien er naast koekjes ook bakvormen in het assortiment zitten om zelf koekjes te kunnen bakken dan is de samenstelling (metaal of siliconen) weliswaar van belang, maar geldt voor de metalen bakvormen ook dat moet worden vastgesteld of die bakvormen gesmeed, gestampt, gesinterd of op een andere manier zijn vervaardigd.

Welke informatie moet worden opgenomen in het artikelstambestand is dus sterk afhankelijk van de soort goederen waarvoor dat artikelstambestand wordt opgesteld.

Naast informatie over de goederen zelf, is informatie over de oorsprong van goederen ook vaak van groot belang. De oorsprong van goederen is namelijk van invloed op de vraag of voor goederen antidumpingheffing verschuldigd is. Voor goederen waarvoor een antidumpingheffing van toepassing is geldt namelijk een andere taric-code dan voor goederen waarvoor die antidumpingheffing niet van toepassing is.

De informatie die noodzakelijk is op basis van de Nomenclatuur is echter sterk afhankelijk van het soort goederen dat moet worden ingedeeld.

Daarnaast kan de oorsprong natuurlijk ook van invloed zijn op het te betalen bedrag aan douanerecht. Indien op basis van de oorsprong aanspraak kan worden gemaakt op een preferentieel douanerecht, dan is het goed om ook dat in het artikelstambestand zichtbaar te maken.

Tips en trucs voor het opstellen van een artikelstambestand

Omwille van de volledigheid neem ik hierna een aantal tips en trucs op voor het vaststellen van een artikelstambestand.

  • Omschrijving van het product: Om er voor te zorgen dat een juiste classificatie plaatsvindt, raden wij aan om voorafgaand de criteria voor de indeling vast te stellen. Aan de hand van die criteria, kan degene die de omschrijvingen van het product in het artikelstambestand (of bijvoorbeeld een Warehouse Management Systeem) plaatst, de juiste omschrijving (die voldoet aan de tarieftechnische criteria) en voldoende details vermelden. Controleer ook periodiek (achteraf) of de producten voldoende specifiek zijn omschreven en of de specificaties in de tussentijd niet zijn gewijzigd (bijvoorbeeld een andere processor of iets dergelijks).
  • Zorg voor de juiste informatie: Faciliteer ook dat gebruikers van het artikelstambestand de juiste informatie hebben om het artikelstambestand te vullen en te gebruiken. Volgt de informatie uit het systeem, of uit de inklaringsopdracht? Is er extra informatie nodig van een externe partij? Laat het in ieder geval niet afhangen van uitsluitend “google-acties”, maar zorg ook voor “contactinformatie” van de opdrachtgever en of producent.
  • Structuur artikelstambestand: Zorg er ook voor dat het artikelstambestand een duidelijke en eenduidige structuur heeft. Enerzijds moet het product in voldoende detail worden omschreven, maar er moet ook zorg worden gedragen voor een eenduidige woordkeuze in de beschrijving. Ook is het noodzakelijk dat wijzigingen in het artikelstambestand zichtbaar en raadpleegbaar blijven, bijvoorbeeld in een logbestand. Een eenvoudig voorbeeld. Als u de ene keer het woord “fiets” gebruikt en de andere keer het woord “rijwiel”, dan gaat het op enig moment niet goed.
  • Bevoegdheden en verantwoordelijkheden: Het is natuurlijk ook belangrijk dat vaststaat wie welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft. Zo moet zijn vastgesteld wie de criteria voor de omschrijving vaststelt, wie de omschrijving van het product vaststelt, wie de goederencode vaststelt en natuurlijk wie gebruik mag maken van het artikelstambestand. Maar het belangrijkste is misschien nog wel wie voor de wijzigingen en actualiteit zorg draagt.
  • Motivering van de classificatie: Bij een latere discussie moet duidelijk zijn hoe de goederencode op enig moment is vastgesteld. In veel gevallen zal er niet veel reden voor onduidelijkheid bestaan, maar als dat wel het geval is, dan moet een gemotiveerde keuze worden gemaakt. Leg daarom vast waarom voor een specifieke goederencode is gekozen. Verwijs ook naar een eventuele BTI of een intern dossier waarin meer informatie is opgenomen. Filter, sorteer en zoek ten slotte periodiek om doublures en onduidelijkheden te voorkomen en uniformiteit te waarborgen.
  • Actualiteit: Wanneer aan een artikelstambestand onvoldoende zorg wordt besteed, zal het na verloop van tijd (en dat kan best  wel snel gaan) verouderen en onjuiste informatie bevatten. Er moet dan ook voor worden gezorgd dat iemand, in beginsel de (hoofd)verantwoordelijke, voldoende op de hoogte is van alle ontwikkelingen en de jurisprudentie in het douanerecht. Stel daarom procedures op waarin wordt aangegeven wie verantwoordelijk is en op welke wijze de aanwezige kennis actueel gehouden wordt zodat de actualiteit van het artikelstambestand kan worden gewaarborgd.
  • Extern advies en audit: Veel bedrijven hebben een bepaalde hoeveelheid aan kennis en ervaring waarmee ze in staat zijn het grootste gedeelte van de producten te classificeren. Echter, die kennis houdt in veel gevallen ook wel ergens op. Schakel daarom op tijd – wanneer er na verloop van jaren een aanzienlijke UTB komt, is dat namelijk te laat – een externe adviseur in. Voorts geldt dat wanneer u de juistheid en actualiteit van het artikelstambestand niet controleert, de Douane het ooit wél zal komen doen.

Verricht daarom periodiek een interne audit of, nog beter, laat periodiek een externe audit uitvoeren en voorkom verrassingen.

Conclusie

Het gebruik van een artikelstambestand is voor veel bedrijven logisch en zinvol. Het artikelstambestand dient dan wel juiste en actuele informatie te bevatten. Welke informatie het beste kan worden opgenomen in een artikelstambestand is niet eenvoudig vast te stellen. Dat is namelijk afhankelijk van een groot aantal factoren. Uiteraard zijn wij graag bereid om samen met u naar uw goederenassortiment te kijken en vast te stellen hoe uw artikelstambestand er uit kan zien. Daarnaast denken we graag mee over de manier waarop de goederencodes vastgesteld kunnen worden en hoe het artikelstambestand actueel kan blijven.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.