Maak optimaal gebruik van het artikelstambestand

Het “artikelstambestand” uitgelicht.
Door Theo
vrijdag 3 juni
Theo

In deze bijdrage wil ik het graag hebben over het “artikelstambestand”. Een term die, zo blijkt in eerste instantie, vooral door ons (Customs Knowledge) werd gebruikt, maar die ondertussen door veel bedrijven al wordt toegepast.

Waarom een artikelstambestand?

Het gebruik van een artikelstambestand wordt in veel gevallen aangeraden. Maar wat is het nu precies? Een artikelstambestand bevat – in de ideale situatie – een actuele en volledige database van alle producten die onder een douaneregeling worden geplaatst en waarvoor de goederencode en de toepasselijke maatregelen moeten worden vastgesteld.

Het doel van een artikelstambestand is ten eerste het garanderen van uniformiteit. Het kan niet zo zijn dat de ene keer GN-code 8528 6910 (0% invoerrecht) wordt gehanteerd en de andere keer – voor precies hetzelfde product – GN-code 8528 6999 (14% invoerrecht). Eén van deze goederencodes is dan niet goed. Door een artikelstambestand op te stellen wordt elke keer voor hetzelfde product dezelfde goederencode gehanteerd. Dat betekent echter nog niet dat ook de juiste goederencode wordt gehanteerd; daar is bij het opzetten van het artikelstambestand iemand voor nodig met een gedegen kennis van de in te delen artikelen en met ervaring en kennis op het gebied van de classificatie van goederen in de nomenclatuur.

Bij de relevante informatie hoort natuurlijk ook informatie die afkomstig is uit uitvoeringsverordeningen en jurisprudentie.

Een artikelstambestand is dan ook een belangrijk item als we spreken over “customs compliance”.

De basis van het artikelstambestand

In de dagelijkse praktijk van de aangever wordt regelmatig gebruik gemaakt van wat wij mogelijk een artikelstambestand willen noemen. Men beschikt over een lijst van aan te geven goederen die in de loop der tijd steeds is aangevuld met nieuwe goederen waarvoor door iedereen in de organisatie op verschillende momenten goederencodes zijn vastgesteld. Soms bestaat zo’n lijst uit een Excel bestand, soms is er slechts sprake van diverse (papieren) lijstjes die in voorkomend geval met de pen worden aangevuld en op enig moment worden vervangen door een nieuwe lijst waarop de nieuwe goederen dan zijn “opgeplust”.

Nadere bestudering van dergelijke lijsten laat zien dat de inhoud vaak zodanig is dat slechts een paar medewerkers (meestal zij die de lijst hebben samengesteld) in staat zijn om de lijst te lezen en te interpreteren. Met andere woorden een buitenstaander (bijvoorbeeld de Douane, maar ook een douane-expediteur) kan aan de hand van dergelijke lijsten niet zien dat de vastgestelde goederencodes op een verantwoorde manier zijn vastgesteld met inachtneming van de basisprincipes die gelden voor het indelen van goederen.

Het komt er op neer dat er eigenlijk geen sprake is van een artikelstambestand, maar van een lijstje met artikelnummers die zijn gekoppeld aan een goederencode. Een niet te controleren lijst (denk aan actualiseren) en een lijst die op geen enkele manier laat zien dat de goederencodes met zorg zijn samengesteld, welke uitgangspunten daarbij zijn gehanteerd, op welk moment wijzigingen zijn aangebracht en door wie.

De totstandkoming van een goed artikelstambestand

Bij het opstellen van een artikelstambestand kan de hiervoor genoemde “lijst” uiteraard wel als uitgangspunt dienen. Immers dat is het basismateriaal waarover we beschikken.

Er zijn twee groepen “gebruikers” van het artikelstambestand. Zij die het bestand bouwen en onderhouden en zij die het bestand in de dagelijkse praktijk gaan gebruiken. Opgemerkt wordt dat dit ook dezelfde personen kunnen zijn.

Het onderhoud van het artikelstambestand zal worden uitgevoerd door medewerkers die daarvoor geautoriseerd moeten worden. Als dit niet de normale gebruikers zijn, is overleg met deze gebruikers zinvol. Immers er moet sprake zijn van eenduidige begrippen en er mag geen twijfel bestaan over de manier waarop een en ander is vastgesteld.

Verder moet degene die het artikelstambestand gaat bouwen als uitgangspunt hanteren dat een onafhankelijke partij in staat is aan de hand van de informatie in de lijst de juiste goederencode vast te stellen.

Additionele informatie

Naast het artikelnummer en de goederencode moet er dus (veel) meer informatie komen. Laten we eens kijken over welke informatie het dan gaat. Hiervoor wordt in eerste instantie aansluiting gezocht bij de standaardinformatie die nodig is voor het indelen van goederen in de Nomenclatuur.

We denken bijvoorbeeld aan de algemene naam van het artikel. Hoe wordt het artikel in het dagelijks gebruik genoemd. Een voorbeeld. Een specifieke autoband van rubber voor personenauto’s heeft artikelnummer AB 19/245/Z. Dit artikelnummer is voor degene die er dagelijks mee werkt gesneden koek. Een derde partij zoals de Douane en mogelijk ook een logistieke dienstverlener weet echter niet wat dit betekent.

Een extra kolom waarin is vermeld dat het hier een buitenband van rubber voor personenauto’s betreft, geeft echter al zeer veel duidelijkheid. Afhankelijk van de teksten van de bewoordingen van de GS-posten en de bewoordingen van de relevante onderverdelingen, kan aanvullende informatie gewenst zijn. Voor autobanden is het bijvoorbeeld van belang vast te stellen of de banden nieuw of gebruikt zijn en als ze zijn gebruikt of ze dan voorzien zijn van een nieuw loopvlak.

Een verwijzing naar een mogelijk aanwezige catalogus kan in vrijwel alle gevallen zeer verhelderend werken. Is er geen catalogus voorhanden, maar wel een webshop of een internetsite waar de verschillende goederen zijn opgenomen, dan kan een verwijzing naar die internetpagina ook al heel veel duidelijkheid verschaffen.

Voor het kunnen indelen van goederen in de Nomenclatuur is kennis nodig van de samenstelling van de goederen, de manier waarop het goed is geproduceerd, het gebruik dat van de goederen gemaakt wordt, het gewicht, de verpakking (al dan niet opgemaakt voor de verkoop in het klein), het aantal eenheden dat per maand wordt ingevoerd, enz. Informatie die niet voor alle goederen noodzakelijk is, maar afhankelijk is van de aard van het goed. Het aantal eenheden per maand is bijvoorbeeld noodzakelijk indien frames van fietsen van oorsprong uit China worden geïmporteerd.

Een ander voorbeeld. Bij het indelen van koekjes is het van belang informatie te hebben over de samenstelling. Denk bijvoorbeeld aan de aanwezigheid van chocolade/cacao. Dat is voor het vaststellen van de GN-code van essentieel belang. Daarnaast is het van belang of de koekjes gezoet zijn of niet. Een kolom waarin de samenstellende ingrediënten zijn opgenomen is dan dus essentieel.

Echter indien er naast koekjes ook bakvormen in het assortiment zitten om zelf koekjes te kunnen bakken dan is de samenstelling (metaal of siliconen) weliswaar van belang, maar geldt voor de metalen bakvormen ook dat moet worden vastgesteld of die bakvormen gesmeed, gestampt, gesinterd of op een andere manier zijn vervaardigd.

Welke informatie moet worden opgenomen in het artikelstambestand is dus sterk afhankelijk van de soort goederen waarvoor dat artikelstambestand wordt opgesteld.

Bij de relevante informatie hoort natuurlijk ook informatie die afkomstig is uit uitvoeringsverordeningen en jurisprudentie. Degene die belast is met het onderhoud van een artikelstambestand moet ook hiervan op de hoogte zijn of op de hoogte worden gebracht. Zowaar geen sinecure.

Oorsprong en antidumpingheffing

Naast informatie over de goederen zelf, is informatie over de oorsprong van goederen ook vaak van groot belang. De oorsprong van goederen is namelijk van invloed op de vraag of voor goederen antidumpingheffing verschuldigd is. Voor goederen waarvoor een antidumpingheffing van toepassing is geldt namelijk een andere Taric-code dan voor goederen waarvoor die antidumpingheffing niet van toepassing is.

Daarnaast kan de oorsprong natuurlijk ook van invloed zijn op het te betalen bedrag aan invoerrecht. Indien op basis van de oorsprong aanspraak gemaakt kan worden op een preferentieel invoerrecht, dan is het goed om ook dat in het artikelstambestand zichtbaar te maken.

Het opstellen van een artikelstambestand

Zoals hiervoor al is vermeld, is de uiteindelijke inhoud van een artikelstambestand heel erg afhankelijk van de soort goederen waarvoor het bestand wordt opgesteld.

Voor artikelen die worden ingedeeld in hoofdstuk 19 (bijvoorbeeld bereidingen van melk) gelden andere parameters dan voor bijvoorbeeld auto-onderdelen van hoofdstuk 87. Het zal duidelijk zijn dat voor het indelen van auto-onderdelen het opnemen van het gehalte van de van melk afkomstige vetstoffen niet opportuun is. Daarnaast, voor bereidingen van melk is het niet zinvol om een kolom op te nemen waaruit moet blijken of er sprake is van gestampte of niet gestampte onderdelen.

Met andere woorden er zijn geen vaste richtlijnen op basis waarvan een artikelstambestand kan worden opgebouwd. Dat is per soort goed verschillend. Wel is het mogelijk een aantal richtlijnen te geven.

Richtlijnen bij het opstellen van een artikelstambestand

De hierna opgenomen richtlijnen zijn op geen enkele manier uitputtend. Toch kan op basis van deze richtlijnen een prima overzicht worden samengesteld. Aangevuld met producteigen informatie kwalificeert een dergelijk overzicht dan al vrij snel als een artikelstambestand.

  • Omschrijving van het product:  Om er voor te zorgen dat een juiste classificatie plaatsvindt, raden wij aan om voorafgaand de criteria voor de indeling vast te stellen. Aan de hand van die criteria, kan degene die de omschrijvingen van het product in het artikelstambestand (of bijvoorbeeld een Warehouse Management Systeem) plaatst, de juiste omschrijving (die voldoet aan de tarieftechnische criteria) en voldoende details vermelden. Controleer ook periodiek (achteraf) of de producten voldoende specifiek zijn omschreven en of de specificaties in de tussentijd niet zijn gewijzigd (bijvoorbeeld door het inbouwen van een andere snellere processor of iets dergelijks).
  • Zorg voor de juiste informatie: Faciliteer dat gebruikers van het artikelstambestand de juiste informatie hebben om het artikelstambestand te vullen en te gebruiken. Volgt de informatie uit het systeem, of uit de inklaringsopdracht? Is er extra informatie nodig van een externe partij? Laat het in ieder geval niet afhangen van uitsluitend “google-acties”, maar zorg ook voor “contactinformatie” van de opdrachtgever en of de producent.
  • Structuur artikelstambestand: Zorg er ook voor dat het artikelstambestand een duidelijke en eenduidige structuur heeft. Enerzijds moet het product in voldoende detail worden omschreven, maar er moet ook zorg worden gedragen voor een eenduidige woordkeuze in de beschrijving. Ook is het noodzakelijk dat wijzigingen in het artikelstambestand zichtbaar en raadpleegbaar blijven, bijvoorbeeld in een logbestand. Een eenvoudig voorbeeld. Als u de ene keer het woord “fiets” gebruikt en de andere keer het woord “rijwiel”, dan gaat het op enig moment niet goed.
  • Bevoegdheden en verantwoordelijkheden: Het is natuurlijk ook belangrijk dat vaststaat wie welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft. Zo moet zijn vastgesteld wie de criteria voor de omschrijving vaststelt, wie de omschrijving van het product vaststelt, wie de goederencode vaststelt en natuurlijk wie gebruik mag maken van het artikelstambestand. Maar het belangrijkste is misschien nog wel wie voor de wijzigingen en actualiteit zorg draagt.
  • Motivering van de classificatie: Bij een latere discussie met derden moet duidelijk zijn hoe de goederencode op enig moment is vastgesteld. In veel gevallen zal er niet veel reden voor onduidelijkheid bestaan, maar als dat wel het geval is, dan moet een gemotiveerde keuze worden gemaakt. Leg daarom vast waarom voor een specifieke goederencode is gekozen. Verwijs ook naar een eventuele BTI of een intern dossier waarin meer informatie is opgenomen. Filter, sorteer en zoek ten slotte periodiek op gebruikte omschrijvingen om doublures en onduidelijkheden te voorkomen en uniformiteit te waarborgen.
  • Actualiteit: Wanneer aan een artikelstambestand onvoldoende zorg wordt besteed, zal het na verloop van tijd (en dat kan best wel snel gaan) verouderen en onjuiste informatie bevatten. Er moet dan ook voor worden gezorgd dat iemand, in beginsel de (hoofd)verantwoordelijke, voldoende op de hoogte is van alle ontwikkelingen en de jurisprudentie in het invoerrecht. Stel daarom procedures op waarin wordt aangegeven wie verantwoordelijk is en op welke wijze de aanwezige kennis actueel gehouden wordt zodat de actualiteit van het artikelstambestand kan worden gewaarborgd.
  • Extern advies en audit: Veel bedrijven hebben een bepaalde hoeveelheid aan kennis en ervaring waarmee ze in staat zijn het grootste gedeelte van de producten te classificeren. Echter, die kennis houdt in veel gevallen ook wel ergens op. Schakel daarom op tijd – wanneer er na verloop van jaren een aanzienlijke UTB komt, is dat namelijk te laat – een externe adviseur in. Voorts geldt dat wanneer u de juistheid en actualiteit van het artikelstambestand niet controleert, de Douane het ooit wél zal komen doen. Verricht daarom periodiek een interne audit of, nog beter, laat periodiek een externe audit uitvoeren en voorkom verrassingen.

Conclusie

Het gebruik van een artikelstambestand is voor een grote groep bedrijven logisch en zeer zinvol. In veel gevallen stelt men dit pas vast als de Douane bij een controle na de invoer (CNI) constateert dat de indeling in een aantal gevallen te wensen over laat.

Gaat u over tot het vaststellen van een artikelstambestand dan moet u rekening houden met een groot aantal factoren. Het is namelijk wel de bedoeling dat een artikelstambestand de juiste informatie bevat. En dat is voor een groot deel afhankelijk van het soort goed (of goederen) waarvoor het artikelstambestand wordt gemaakt.

Customs Knowledge is graag uw partner bij het beoordelen of een artikelstambestand voor uw onderneming zinvol is. Daarnaast zijn wij de ideale partner om samen met u naar uw goederenassortiment te kijken en vast te stellen hoe uw artikelstambestand er uit kan zien. Daarnaast denken we graag mee over de manier waarop de goederencodes vastgesteld kunnen worden en hoe het Indien u meer informatie wenst over dit onderwerp, dan is Customs Knowledge hierbij graag uw gesprekspartner. Voor meer informatie neem contact op via bram.vanbreukelen@customsknowledge.nl of theo.jonker@customsknowledge.nl .

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.