AEO & compliance

Tegenwoordig zijn AEO en compliance niet meer weg te denken. Dat betekent echter niet dat altijd alles even helder is. Wat moet een bedrijf nu precies doen en welke maatregelen moet zij nemen om ‘in control’ te zijn? Procedures, interne controles, audits en monitoring zijn de centrale thema’s. Een AEO- of Compliance Control Framework kan daarbij dienen om de compliance volledig te borgen.

De AEO-status is voor bedrijven die te maken hebben met douanelogistiek van essentieel belang. Het (kunnen) voldoen aan de AEO-vereisten is namelijk ook van belang voor het verkrijgen en behouden van andere vergunningen. Wat houdt dit voor u in?

In de jaren 2005 en 2006 is AEO, authorized economic operator, geïntroduceerd in de EU-wetgeving. Het toenmalige AEO-certificaat betekende dat het bedrijf door de douaneautoriteiten van de EU werd aangemerkt als een betrouwbare partij. Inmiddels is het AEO-certificaat vervangen door een AEO-vergunning. De Douane toetst of deze vergunning juist wordt beheerd en of de houder ook daadwerkelijk ‘in control’ is.

De AEO-vergunning is er niet voor niets. Douaneautoriteiten en het bedrijfsleven kunnen door de AEO-vergunning betrouwbare bedrijven onderscheiden binnen de internationale logistieke stromen. Het hebben van de AEO-vergunning geeft aan dat een bedrijf zelf maatregelen heeft genomen om de veiligheid in de logistieke keten te borgen.

Hier staat ook iets tegenover. De AEO-status heeft verschillende voordelen. Bedrijven met AEO-vergunning worden minder fysiek en administratief gecontroleerd. Daarnaast hebben AEO-bedrijven voorrang bij controles en is de zekerheid (garantie) om bepaalde douanevergunningen te krijgen lager of zelfs nul. Ook kan op verzoek van het AEO-bedrijf een controle op een bepaalde plaats worden uitgevoerd. In de Europese douanewetgeving zijn ook bepaalde toekomstige handelingen, zoals centralised clearance, voorbehouden aan AEO-vergunninghouders. Centralised clearance maakt het op termijn mogelijk dat vanuit één lidstaat ook in andere lidstaten aangiften kunnen worden ingediend.

Voldoen aan de AEO-vereisten

De aanvraag van de AEO-vergunning lijkt heel eenvoudig. U voert een self-assessment uit, vult het aanvraagformulier in en belooft bij de aanvraag dat u maatregelen neemt om “in control” te zijn. Dit is echter slechts het begin of eigenlijk het sluitstuk van een heel proces. Er is heel wat meer voor nodig om bij de aanvraag van uw AEO-status te kunnen waarborgen dat u aan alle vereisten voldoet en blijft voldoen. Behoud van de vergunning en de status moet natuurlijk ook in de toekomst worden geborgd.

De AEO-vereisten zijn als volgt:

  • Voldoen aan wet- en regelgeving (douane en belastingen).
  • Voeren van een juiste en volledige handels- en vervoersadministratie.
  • Voldoen aan financiële verplichtingen (solvabiliteit).
  • Praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties.
  • Passende veiligheidsnormen, bij de vergunning AEO veiligheid.

Het aanvragen van de AEO-vergunning is dus een eerste stap, maar het verkrijgen en behouden van de vergunning is een nog grotere uitdaging. Wij kunnen u bij deze uitdaging begeleiden, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van het self-assessment, het bepalen van de verbeterpunten en het doorvoeren van wijzigingen in uw processen ten behoeve van de AEO-status. Onze experts begrijpen wat de bedoeling is van de Europese AEO-guidelines, wat reëel en nodig is, maar ook dat niet elk bedrijf alles op de zelfde manier aanpakt en oplost.

Wij beoordelen dus niet alleen uw AEO-aanvraag, we helpen u de AEO-vergunning ook in de toekomst te behouden. Bij het vergaren van informatie, het beoordelen en afstemmen van procedures, instructies en werkafspraken, maar ook het overleg met de Douane. Vaak blijkt gaandeweg het traject dat er aspecten zijn die verbetering behoeven. Het is dan noodzakelijk dat het bedrijf een verbetertraject ingaat. Daarbij is het mogelijk dat u aanvullende procedures invoert, dat u afspraken met uw leveranciers maakt, aanvullende maatregelen op diverse gebieden neemt of uw personeel gericht(er) opleidt.

Praktische tips

1. Richt een AEO- of Compliance Control Framework in

Een AEO-vergunninghouder moet compliant zijn en zij moet om die reden controle uit kunnen oefenen op haar processen. Wij hebben daarom het AEO-Control Framework ontwikkeld. Aan de hand van een geheel aan procedures, interne controles, interne audits, meldingen- en incidentenregistratie en rapportages, bent u volledig in control. Het framework kunt u uiteraard ook gebruiken voor andere certificeringsprogramma’s dan AEO. Neemt u gerust contact met onze experts op om de mogelijkheden te bespreken.

2. Betrek alle relevante afdelingen bij AEO

AEO heeft betrekking op de gehele organisatie en is niet alleen een ‘feestje’ van de douane-afdeling. Het is voor een douane-manager vaak geen probleem om binnen zijn vakgebied de procedures te onderhouden en naast de operationele processen te leggen. Het opzetten van interne controlemaatregelen en het uitvoeren daarvan wil misschien ook nog wel lukken. Maar hoe gaat dit in zijn werk als het gaat om specifieke zaken op het gebied van veiligheid, screening en opleiding van personeel, financiële aspecten of databeveiliging? Op dit vlak is de douane-manager binnen het bedrijf niet de leidende figuur, maar hij is wel vaak het aanspreekpunt voor deze aspecten in het kader van de AEO-vergunning. Zorg er daarom voor dat ook andere afdelingen betrokken zijn (en blijven) bij AEO. Een effectief AEO-Control Framework valt of staat met een effectieve communicatiestructuur.

3. Stel een (AEO-)compliance team samen

In een (AEO-)compliance team moeten vertegenwoordigers deelnemen vanuit een aantal bedrijfsonderdelen, de zogenoemde stakeholders. Uiteraard is de samenstelling van het team  afhankelijk van de aard en omvang van het bedrijf, maar gedacht kan worden aan de volgende afdelingen: directie/management, douane, kwaliteit, inkoop, productie, logistiek, verkoop, bedrijfsbeveiliging, finance, IT en personeelszaken. Zoals wellicht opvalt, sluiten deze afdelingen precies aan bij de onderdelen zoals deze ook binnen de AEO-Guidelines zijn terug te vinden. Alle stakeholders zullen ten aanzien van hun specialisme en in het kader van AEO hun eigen procedures controleren en onderhouden en hierover de output uit interne controles rapporteren aan de manager van het (AEO-)compliance team. 

Referentie

Wesley Steenbakkers, bestuurder Araco BV

"Dianne heeft het gehele AEO-traject en het aanvragen van vergunningen op professionele wijze begeleid.
Haar expertise op het gebied van accijnzen en haar brede netwerk binnen de douane maakt dat ik als klant word ontzorgd."

Publicaties

Afvalbeheersbijdrage: bent u compliant?

Steeds meer mensen worden zich bewust van hun “footprint”. Recycling en het tegengaan van zwerfafval zijn topics die steeds weer op de agenda komen. Onder andere het Afvalfonds Verpakkingen maakt zich hard voor het zoveel mogelijk recyclen van verpakkingsmaterialen. Bedrijven betalen een afvalbeheersbijdrage om deze initiatieven te kunnen bekostigen. Voor deze afvalbeheersbijdrage moet u een verpakkingenadministratie bijhouden en zo nodig – als u boven de drempel uitkomt – een aangifte doen. De praktijk wijst uit dat de administratie van bedrijven niet altijd ingericht is om aan deze administratieve verplichtingen te voldoen. Met de onderstaande informatie stelt u vast of u ook bijdrageplichtig bent en of u maatregelen moet nemen.

Meer...

Het AEO-CF en de internal AEO-Auditor

Het uitvoeren van een AEO interne controle of interne audit door de internal AEO-auditor.

Meer...

Het belang van een goed customs-compliance team

Om de voordelen van een AEO-CF ten volste te kunnen benutten is een goed customs-compliance team van groot belang. Waarom en hoe zorgt u hiervoor?

Meer...

AEO-monitoring en risk based auditing

Risk based auditing binnen het AEO-Control Framework.

Meer...

AEO en monitoring: risico of kans?

De kansen die AEO-monitoring uw onderneming biedt.

Meer...

AEO: de 5e eis

AEO’ers moeten aantoonbaar voldoen aan opleidings- of vakbekwaamheidscriteria. De medewerkers van de AEO moeten worden geschoold en bijblijven op het gebied van jurisprudentie, ontwikkelingen en risico’s.

Meer...

Gedegen en actuele douanekennis steeds belangrijker

Douanedeclaranten, logistiek dienstverleners, logistiek managers; steeds meer mensen hebben gedegen douanekennis nodig.

Meer...

AEO-monitoring 2.0

Het belang van het op orde hebben van de procedures en het hebben van een goed werkend AEO-Control Framework.

Meer...