AEO en andere certificeringen

AEO is een bekend begrip binnen de douanewereld, maar daarbuiten zijn het de ISO- en TAPA-certificaten die een ieder – in welke rol dan ook – herkenbaar voorkomt. In dit artikel gaan we in op de relatie tussen AEO en veel voorkomende certificeringen. We lichten toe welke certificering overlap hebben met AEO en op welke manier deze certificeringen relevant zijn binnen de organisatie én bij audits van de Douane.
Door Marjolein
19 december 2022
Marjolein

ISO

ISO is veruit de meest voorkomende type certificering bij bedrijven die we controleren. ISO staat voor ‘Internationale Organisatie voor Standaardisatie’. Binnen de ISO bestaan meerdere normen met een eigen expertise. De inhoud van de norm is weergegeven in een code welke tussen 1000 en 55002 ligt. Voor de AEO-vergunning zijn met name de volgende ISO-certificaten interessant; ISO 27001, ISO 9001 - veelal samen met ISO 14001 en ISO 28000.

ISO 27001 is een norm die voorschriften omvat omtrent informatiebeveiliging. Onderdeel van de norm zijn vaste eisen aan de IT-administratie, waaronder beheersystemen en beveiligingstechnologie. Voor AEO is de informatiebeveiliging een belangrijk thema omdat deze onder andere een veilige omgeving tegen gevaren van binnendringen en ongeoorloofde wijzigingen in de administratie, faciliteert. Ook biedt informatiebeveiliging een waarborg voor de Douane om een controle uit te kunnen voeren op een juist en volledig archief.

Kwaliteitsbeheer is een hoeksteen om tot continue verbeteringen in processen te komen. ISO 9001 sluit gedeeltelijk aan bij de eisen vanuit de AEO-vergunning op het gebied van kwaliteitsbeheersing. Daarom is het hanteren van deze norm van toegevoegde waarde voor het beheren van de interne processen. De specifieke koppeling tussen ISO 9001 en de AEO-vergunning komt terug in het toepassen van algemeen aanvaarde boekhoudingsbeginselen, zoals het juist boeken van voorraad of transacties in de administratie. Ook belangrijk is de aanwezigheid van een controlespoor ten behoeven van eventuele controles door de Douane.

ISO 28000 omvat een norm voor ketenveiligheid. Deze norm spitst zich in het bijzonder toe op de internationale toeleveringsketen en het hanteren van een afdoende veiligheidsbeheersysteem. De normen die gesteld zijn in ISO 28000 zijn relevant voor procedures en interne controles. Andere relevante deelgebieden liggen met name op AEO veiligheid (AEO-S), zoals toegang tot bedrijfsruimten en normen over het toelaten van derden op het eigen terrein dan wel laad- en losruimten.

TAPA

Naast ISO is een ander bijzonder relevante certificering het TAPA-certificaat. Dit certificaat is beschikbaar in drie niveaus, namelijk A, B en C. Niveau A is het meest vergaande niveau. Het uitgangspunt van TAPA ligt grotendeels op goederenbescherming tegen beschadigingen, verliezen en diefstal tijdens logistieke processen zoals opslag en vervoer. Ook TAPA richt zich vooral op veiligheid en sluit daarmee voornamelijk aan bij AEO-S.

Overige certificaten

Ook het hebben van overige certificeringen als ISPS (International Ship and Port Facility Security), HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) en FSSC 22000 (Food Safety System Certification) is relevant voor AEO. Het voldoen aan ISPS zorgt ervoor dat aan bepaalde veiligheidsvoorwaarden al wordt voldaan. HACCP en FSSC 22000 zijn voedselveiligheidsnormen en bieden juist weer waarborgen in het kader van kwaliteitsmanagement.

In de praktijk

Als we de meest relevante certificaten op een rij zetten, concluderen we dat zowel ISO-certificaten als TAPA-certificaten kunnen bijdragen aan het voldoen aan de eisen van de AEO-vergunning. Dan blijft de vraag over: hoe werkt dit in de praktijk?

Tijdens controles zien we regelmatig dat bedrijven de processen en procedures toepassen van de certificaten en deze aanvullen voor de AEO-vergunning. Dit werkt vaak heel effectief. Het bedrijf maakt optimaal gebruik van een goede werkwijze en dubbel werk wordt voorkomen. Een echte valkuil is de gedachte dat een certificaat volstaat om de AEO-vergunning op bepaalde onderdelen af te dekken. Dit is zelden tot nooit het geval. ISO geeft bijvoorbeeld alleen normen, maar een procedure is geen verplichting. Vanuit de AEO-vergunning zijn procedures wel verplicht. Daarom is het ons advies om scherp te zijn en vereiste aanvullingen niet uit het oog te verliezen. Essentieel is bewustzijn binnen de afdelingen van de functie van het certificaat aan de ene kant en de AEO-vergunning aan de andere kant.

Heeft u vragen over certificaten en hoe deze bij kunnen dragen aan het voldoen aan de eisen van de AEO-vergunning? Neem dan gerust contact op met één van onze experts op het gebied van AEO.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.