Een bedrijf dat de AEO-status heeft verkregen, heeft ook het self-assessment uitgevoerd. De basis van dit self-assessment zijn de eigen procedures en interne beheersmaatregelen. Daarnaast heeft de bestuurder van het bedrijf verklaard dat hij na de afgifte van de vergunning op eigen initiatief wijzigingen zal doorgeven en tevens regelmatig zal vaststellen of hij nog aan de AEO-voorwaarden voldoet, oftewel ‘Ik zal monitoren’.
De vraag is of bedrijven zich bewust zijn van de vereisten in dit kader en of zij daar ook, op de juiste wijze, op acteren. De praktijk is in ieder geval vaak weerbarstig. Slechts een beperkte groep van bedrijven beschikt over maatregelen of een control framework waarbinnen procedures in het kader van douane en AEO kunnen worden geïmplementeerd.
Monitoring is echter geen vrijwillige activiteit maar een verplichting. Het moet onderdeel zijn van het eigen interne beheersingssysteem en de AEO moet kunnen aantonen dát en op welke wijze de controles zijn uitgevoerd. Vervolgens is ook van belang dat de resultaten van de monitoring worden vastgelegd en dat deze kunnen worden getoond.
Interne controles, interne audits en een externe audit zijn daarbij geen overbodige luxe om vast te stellen of het bedrijf “in control” is. Wordt de controller of de managing director door iedereen tijdig en volledig geïnformeerd over wijzigingen in de AO/IB? Of van incidenten in de douaneformaliteiten of veiligheidsincidenten? Zijn de procedures ooit nog een keer geactualiseerd of getoetst op de daadwerkelijke implementatie of uitvoering ervan?
Allemaal vragen die relevant zijn in het kader van het behoud van de AEO-status en waarvoor het nu de hoogste tijd wordt om een integrale en gestructureerde aanpak te kiezen. Een aanpak die moet resulteren in een AEO-Control Framework waarbij de diverse maatregelen waarborgen dat de AEO “in control” is en blijft.