Douane-expeditie en douanevertegenwoordiging, regel het goed!

Douane-expediteurs doen gebruikelijk niet voor zichzelf aangifte, maar doen dat voor hun opdrachtgevers. In veel gevallen wordt douanevertegenwoordiging toegepast. Het concept van douanevertegenwoordiging is specifiek verankerd in de douanewetgeving, het Douanewetboek van de Unie, ook aangeduid als DWU. Een definitie van douanevertegenwoordiging is niet opgenomen, wel van de ‘douanevertegenwoordiger’. Dat is “iedere persoon die door een andere persoon is aangewezen voor het vervullen van de in de douanewetgeving voorgeschreven handelingen en formaliteiten bij de douaneautoriteiten”.
Door Bart
1 juli 2021
Bart

Op 8 juni 2021 gaven Leendert van Hee (Van Traa Advocaten) en Bart Boersma (Customs Knowledge) een webinar over contracteren in de logistiek en douane. Daarnaast schreven Jolien Kruit (Van Traa Advocaten) en Bart een tweeluik over douanevertegenwoordiging dat binnenkort wordt gepubliceerd. De hiernavolgende bijdrage is een samenvoeging van het artikel en de inhoud van het webinar. Het webinar is te raadplegen via: Webinar Contracteren op het gebied van logistiek & douane - WebinarGeek

Douanevertegenwoordiging

Douane-expediteurs doen gebruikelijk niet voor zichzelf aangifte, maar doen dat voor hun opdrachtgevers. In veel gevallen wordt douanevertegenwoordiging toegepast. Het concept van douanevertegenwoordiging is specifiek verankerd in de douanewetgeving, het Douanewetboek van de Unie, ook aangeduid als DWU . Een definitie van douanevertegenwoordiging is niet opgenomen, wel van de ‘douanevertegenwoordiger’. Dat is “iedere persoon die door een andere persoon is aangewezen voor het vervullen van de in de douanewetgeving voorgeschreven handelingen en formaliteiten bij de douaneautoriteiten” .

Douanevertegenwoordiging gaat altijd over een situatie waarbij meerdere partijen – minimaal drie – zijn betrokken. Het gaat om (1) de opdrachtgever, ofwel de vertegenwoordigde; (2) degene die de aangifte opmaakt of een specifieke handeling verricht, ofwel de vertegenwoordiger; en (3) de douaneautoriteiten. In de praktijk betekent het veelal dat een logistiek dienstverlener of (douane-)expediteur een douaneaangifte doet bij de Nederlandse Douane voor een importeur of exporteur. Voor het doen van die aangifte heeft de expediteur drie mogelijkheden :

  1. hij doet de aangifte op eigen naam en voor eigen rekening;
  2. hij gebruikt directe vertegenwoordiging waarbij hij handelt in naam en voor rekening van zijn opdrachtgever; of
  3. hij gebruikt indirecte vertegenwoordiging in welk geval hij in eigen naam maar voor rekening van zijn opdrachtgever handelt.

De eerste vorm van vertegenwoordiging (op eigen naam en voor eigen rekening) is formeel gezien geen vorm van douanevertegenwoordiging. Hoewel in het douanerecht veel aangiften door een ‘vertegenwoordiger’ worden ingediend, is lang niet altijd sprake van aangiften die met ‘douanevertegenwoordiging’ worden ingediend. Alleen directe of indirecte vertegenwoordiging is douanevertegenwoordiging .

Wie krijgt de rekening?

De wijze van vertegenwoordiging kan grote gevolgen hebben omdat bij een aangifte ten invoer veelal belastingen (‘douanerechten’) moeten worden betaald. De hoogte van het douanerecht is afhankelijk van allerlei factoren, zoals de goederencode, de oorsprong en de waarde van de producten. Het komt niet zelden voor dat de Douane hierover – later – een ander standpunt inneemt dan de aangever. Als de Douane dan vaststelt dat een onjuiste aangifte is gedaan en een hogere douaneschuld ontstaat, dan heeft de Douane het recht om binnen een termijn van drie jaar of vijf jaar  na te vorderen. De Douane legt voor die douaneschuld dan een uitnodiging tot betaling (UTB) op. Afhankelijk van de vorm van vertegenwoordiging wordt de UTB opgelegd:

  1. ingeval van aangifte op eigen naam en voor eigen rekening: bij de expediteur;
  2. bij directe vertegenwoordiging: bij de opdrachtgever;
  3. bij indirecte vertegenwoordiging: bij zowel de opdrachtgever alsook de expediteur.

Het zal duidelijk zijn dat het voor alle partijen van groot belang is dat vooraf duidelijk is welke vorm van vertegenwoordiging wordt gebruikt.

Garantie voor douaneschuld

Als een aangifte wordt gedaan en een douaneschuld ontstaat, dan worden de goederen pas vrijgegeven nadat de douaneschuld is betaald of zekerheid voor de douaneschuld wordt gesteld. Bij douanevertegenwoordiging is het veelal de vertegenwoordiger die de zekerheid – in de vorm van een borg aan de Douane – stelt. De vertegenwoordiger factureert de door hem betaalde douanerechten aan zijn opdrachtgevers. Het betekent echter een groot financieel risico voor de vertegenwoordiger. Het bedrag waarvoor hij borg staat, moet hij later nog maar een keer terug zien te krijgen. 

Een ander belangrijk en zeer risicovol aspect is het feit dat deze borg niet alleen kan worden aangesproken voor een douaneschuld die gedurende de lopende maand ontstaat, maar ook voor aangiften waarvan de verificatie nog niet is beëindigd. Als dan, soms pas na enkele maanden, blijkt dat bijvoorbeeld een veel hogere douanewaarde van toepassing is of een andere goederencode – met een hoger douanerecht – loopt de vertegenwoordiger dus een substantieel risico. Bijkomend probleem is dat de vertegenwoordiger zich niet tegen de UTB kan verzetten. Hij is namelijk niet de belanghebbende en hij kan evenmin een bezwaar- en beroepsprocedure starten tegen die aansprakelijkheid.

Voorrecht bij faillissement

Het belang van douanevertegenwoordiging ligt ook in het feit dat de douanevertegenwoordiger bij een faillissement een hoog voorrecht heeft op alle vermogensbestanddelen van zijn opdrachtgever. Dat voorrecht heeft gelijke rangorde als het voorrecht van ’s Rijks schatkist, maar het voorrecht van het Rijk gaat nog wel voor. Het moge duidelijk zijn dat de douane-expediteur hiermee een belangrijke troef in handen heeft, althans als hij als douanevertegenwoordiger kwalificeert.

Voorwaarden voor douanevertegenwoordiging

Voor de toepassing van douanevertegenwoordiging gelden diverse voorwaarden. Hieronder zijn ze in het kort opgenomen:

  1. In de aangifte moet duidelijk kenbaar worden gemaakt dat er sprake is van vertegenwoordiging en van welke vorm van vertegenwoordiging. Als niet wordt verklaard dat als douanevertegenwoordiger wordt gehandeld, dan wordt de aangifte op eigen naam en voor eigen rekening geacht te zijn ingediend. Dat geldt ook als de vertegenwoordiger geen vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt te bezitten.
  2. De douanevertegenwoordiger moet daarnaast voorts zijn gevolmachtigd. Bij voorkeur vindt dat schriftelijk plaats. In de praktijk wordt veel gebruik gemaakt van een standaarddocument, namelijk de “Modelovereenkomst Machtiging Directe Vertegenwoordiging”.
  3. De volmacht moet uiteraard zijn afgegeven door een bevoegde persoon. Als later blijkt dat dit niet het geval is geweest, kan dit grote gevolgen hebben.
  4. In beginsel is naast de volmacht ook een opdracht voor het doen van de aangiften – vaak een inklaringsopdracht genoemd – nodig. Zo moet bekend zijn welke goederen het betreft, welke bestemming de goederen krijgen enzovoorts.

Zoals hiervoor reeds bleek, is directe vertegenwoordiging voor de douane-expediteur de meest ideale vorm. De douaneschuld wordt dan immers bij de opdrachtgever en niet bij de douane-expediteur verhaald. Voor directe vertegenwoordiging geldt echter wel een belangrijke aanvullende voorwaarde. Directe vertegenwoordiging is namelijk alleen mogelijk voor een opdrachtgever die is gevestigd in het douanegebied van de Unie. Het feit dat de opdrachtgever een BTW-nummer van een lidstaat of een filiaal in de EU heeft, is niet voldoende.

De relatie tussen expediteur en opdrachtgever

Douanevertegenwoordiging zoals hiervoor beschreven heeft vooral betrekking op de vraag wie de schuldenaar is jegens de Douane. Het zegt niets over de vraag hoe de onderlinge relatie en aansprakelijkheid – tussen de vertegenwoordiger en diens opdrachtgever – ligt. Douane-expeditie is als zodanig ook niet separaat geregeld in het Nederlands Burgerlijk Wetboek. Juridisch gezien kwalificeert een overeenkomst van douane-expeditie als een overeenkomst van opdracht. Dat betekent dat de douane-expediteur bij zijn werkzaamheden in beginsel de zorg van een goed opdrachtnemer in acht dient te nemen.  Hij dient te handelen zoals een redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot te werk zou gaan.

Dit betekent ook dat zeker niet elke fout van een douane-expediteur of het niet bereiken van het resultaat dat de opdrachtgever voor ogen staat, tot de conclusie leidt dat sprake is van een toerekenbare tekortkoming aan de zijde van de douane-expediteur. Partijen mogen evenwel aanvullende afspraken maken en tot in detail vastleggen hoe zij de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid wensen te verdelen. In de praktijk blijkt het aan dergelijke – specifieke – afspraken nogal eens te schorten. De douane-expediteur verklaart doorgaans de Nederlandse Expeditievoorwaarden van de Fenex  van toepassing. Niet zelden gaat hij ervan uit daardoor voldoende beschermd te zijn. Dat kan echter nogal tegenvallen.

Nederlandse Expeditievoorwaarden (FENEX-condities)

Als de Nederlandse Expeditievoorwaarden (ook aangeduid als FENEX-condities) van toepassing zijn, dan is de aansprakelijkheid van de douane-expediteur ten opzichte van zijn opdrachtgever in verregaande mate uitgesloten. Zij bepalen onder meer dat de expediteur alle werkzaamheden uitvoert voor rekening en risico van zijn opdrachtgever. Voor zover de douane-expediteur aansprakelijk is, geldt er bovendien een financiële beperking tot het financiële equivalent van 10.000 SDR per gebeurtenis.  Een beroep op de Nederlandse Expeditievoorwaarden is echter niet mogelijk als dit naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn. Uit rechtspraak volgt dat daar niet snel sprake van is.

De douane-expediteur die door de Douane aansprakelijk wordt gesteld voor een douaneschuld zal die douaneschuld – geheven met een UTB – willen doorleiden naar zijn opdrachtgever. Om dat te kunnen doen is allereerst van belang dat de vordering van de Douane daadwerkelijk verschuldigd is door de expediteur  dan wel dat door de expediteur zekerheid moet worden gesteld aan de Douane.  Vervolgens moet de opdrachtgever in de verhouding met de douane-expediteur juridisch instaan voor dergelijke aanspraken. Bovendien dient de opdrachtgever nog te bestaan en voldoende kredietwaardig te zijn om de vordering te voldoen.

De Nederlandse Expeditievoorwaarden bepalen expliciet dat de opdrachtgever verplicht is in verband met de overeenkomst door enige overheid in te vorderen dan wel na te vorderen of na te heffen bedragen alsmede daarmee samenhangende boetes aan de expediteur te vergoeden.  Die vergoedingsplicht geldt ook als de expediteur voor die bedragen door een derde wordt aangesproken. Verder bepalen de Nederlandse Expeditievoorwaarden dat alle extra kosten waarvoor de expediteur in verband met de gegeven opdracht wordt belast, door de opdrachtgever moeten worden vergoed. 

Een aspect waar het in de praktijk nogal eens op misgaat, is de kredietwaardigheid van de opdrachtgever. De Douane stelt haar vordering niet zelden pas jaren na de aangifte in. Met enige regelmaat komt het voor dat de opdrachtgever van de douane-expediteur in die gevallen niet langer bestaat of financieel niet in staat blijkt de vordering te voldoen. De expediteur blijft in dat geval alsnog met de vordering zitten. Daarbij is van belang dat de douanewetgeving geen enkele coulanceregeling kent.

Aanvullende afspraken

Ondanks het feit dat de Nederlandse Expeditievoorwaarden van groot belang zijn, worden niet alle mogelijke vraagstukken en discussies afgedekt. Dat is ook niet vreemd, daar het algemene voorwaarden zijn. Het is daarom van belang om aanvullende afspraken te maken, zodat de positie van beide partijen vooraf duidelijk is.

Elementen waarover afspraken kunnen worden gemaakt, zijn de volgende:

  • Wie moet zorgdragen voor de juiste classificatie (goederencode) van de goederen
  • De verantwoordelijkheid voor de juiste oorsprong en bijbehorende bescheiden
  • Aanwezigheid bij een fysieke controle van de douane
  • Hoe te handelen als de verificatie van een aangifte langere tijd duurt
  • Wat te doen bij discussie over vertegenwoordiging & volmacht
  • Het ter beschikking stellen van informatie en documentatie
  • Afspraken over de terugbetaling door de Douane (naar wie kan het geld worden overgemaakt)

Heeft u vragen of opmerkingen over dit onderwerp? Neemt u dan gerust contact met ons op.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.