Incoterms & Douane: snel gemaakte fouten

1. Levering Ex Works – BTW-problematiek

Bij een Ex Works-levering (“EXW”) levert de verkoper de goederen aan de koper, zodra de goederen ter beschikking staan van de koper. De koper haalt de goederen op bij de verkoper. De koper laadt zelfs zelf de goederen. Als de verkoper de goederen laadt, dan is dat op risico van de koper! De koper is verantwoordelijk voor de uit- en invoerformaliteiten. Ondanks dat EXW niet geschikt is om te gebruiken voor internationaal handelsverkeer, komt dit nog regelmatig voor.

Een van de redenen waarom EXW niet geschikt is voor het internationale handelsverkeer heeft te maken met de BTW. Als goederen uit de EU worden uitgevoerd, mag in beginsel het BTW-nultarief worden toegepast. De verkoper geeft dan de goederen aan als uitvoer voor de BTW en past het nultarief toe. Het benodigde bewijs dat de goederen daadwerkelijk de EU zijn uitgegaan – de confirmation of exit (bevestiging van uitgaan) – heeft de koper. De koper heeft namelijk – als het goed is – de uitvoeraangifte gedaan. Hierdoor heeft de verkoper – voor de BTW – geen sluitende administratie.

Het komt daarnaast regelmatig voor dat de koper de goederen toch niet uitvoert en dus geen uitvoeraangifte doet. De verkoper weet niet beter dat de goederen wel zouden worden uitgevoerd en geeft – zo blijkt dus achteraf – onterecht de goederen aan als uitvoer voor de BTW. De verkoper heeft dan onterecht de goederen met het BTW-nultarief geleverd.

2. Levering Ex Works – exporteur-problematiek

De exporteur moet in de EU gevestigd zijn. De exporteur moet de macht hebben om te beslissen dat de goederen naar een bestemming buiten het douanegbied van de Unie worden gebracht. Dit zorgt ervoor dat niet alle partijen als exporteur kunnen optreden. Als u goederen verkoopt aan een buiten de Unie gevestigde partij, kan de koper niet optreden als exporteur. Er zijn dan twee mogelijkheden.

De eerste mogelijkheid is om geen EXW af te spreken. Met een andere Incoterm – bijvoorbeeld Free Carrier (“FCA”) of Free On Board (“FOB”) – is de verkoper verantwoordelijk voor de uitvoerformaliteiten. De tweede mogelijkheid is om een in de Unie gevestigde derde partij te laten optreden als exporteur. Wel moet deze partij de macht hebben om te beslissen dat de goederen naar een bestemming buiten de EU worden gebracht. Dit zal contractueel moeten worden vastgelegd. Hiervoor kunnen – onder andere – de modelovereenkomsten worden gebruikt die door de FENEX en evofenedex zijn opgesteld.

Aan het gebruik van EXW voor het internationale handelsverkeer zitten veel haken en ogen. De Incoterm FCA wordt vaak als alternatief aanbevolen.

3. Levering FCA – verkoper doet geen uitvoeraangifte

Bij een FCA-levering zijn er twee mogelijkheden om de goederen te leveren. De eerste mogelijkheid is dat de levering plaatsvindt bij het bedrijfspand van de verkoper op het moment dat de goederen door de verkoper op het door de koper georganiseerde vervoersmiddel zijn geladen. De tweede mogelijkheid is dat de levering op een andere afgesproken plek plaatsvindt op het moment dat de goederen op het vervoermiddel van de verkoper zijn geladen, de overeengekomen plaats hebben bereikt, klaar zijn om van het vervoermiddel van de verkoper gelost te worden en ter beschikking zijn gesteld aan de door de koper aangewezen persoon (vervoerder).

Bij FCA is de verkoper verantwoordelijk voor de uitvoerformaliteiten en de koper is verantwoordelijk voor de invoerformaliteiten. In de praktijk komt het wel eens voor dat de verkoper vergeet om een uitvoeraangifte te doen. Ook in dit geval heeft de verkoper zonder uitvoeraangifte geen bewijs van uitvoer voor de toepassing van het BTW-nultarief.

4. Douanewaarde – juistheid berekening

De Incoterms bepalen niet alleen wie verantwoordelijk is voor de douaneformaliteiten. Ook voor de berekening van de douanewaarde spelen de Incoterms een belangrijke rol. Er zijn zes methoden voor de berekening van de douanewaarde. Veelal wordt de transactiewaarde van de ingevoerde goederen gebruikt. Kort gezegd is de transactieprijs de basis voor de douanewaarde. Vervolgens zijn er bijtel- en aftrekelementen waar rekening mee moet worden gehouden. Voorbeelden van de bijtel- en aftrekelementen zijn de vracht- en verzekeringskosten. De hoogte van deze bedragen is afhankelijk van de Incoterm.

Het komt voor dat onjuiste bedragen worden toegerekend aan de douanewaarde. Dit heeft tot gevolg dat een te lage – maar soms ook een te hoge – douanewaarde wordt aangegeven. Als basisregel geldt dat alle vracht- en verzekeringskosten tot aan de EU-grens moeten worden bijgeteld, wanneer deze nog niet in de prijs zijn opgenomen. Alle vracht- en verzekeringskosten vanaf de EU-grens tot de plaats van bestemming mogen – in principe – worden afgetrokken, als deze al in de prijs zijn opgenomen. De elementen moeten echter wel te onderscheiden zijn. Het is dus per Incoterm verschillend of een deel van de vracht- en/of verzekeringskosten moeten worden bijgeteld of welke kosten mogen worden afgetrokken. Aan de hand van drie verschillende Incoterms wordt het verschil aangegeven:

• FOB [haven vertrek]: de vracht- en verzekeringskosten tot aan de EU-grens worden bijgeteld.
• CFR [haven aankomst]: alleen de verzekeringskosten tot aan de EU-grens worden bijgeteld.
• DDP [plaats aankomst]: de vracht- en verzekeringskosten binnen de EU kunnen worden afgetrokken.

Om de juiste bedragen bij te tellen bij of af te trekken van de transactieprijs is het van belang dat de juiste haven of plaats van aankomst conform de Incoterms wordt gehanteerd. Overigens kunnen de verzekeringskosten niet altijd in mindering worden gebracht, omdat de verzekeringskosten niet zijn opgenomen in artikel 72 DWU. Als op de factuur de verzekeringskosten separaat zijn vermeld en dus al een lagere “factuurwaarde zonder verzekeringskosten” bekend is, dan kan dat in beginsel wel.

5. Levering DDP – inclusief BTW?

Bij de levering DDP is de verkoper verantwoordelijk voor het betalen van invoerrechten en de van toepassing zijnde belastingen. De vraag die soms opspeelt, is of hier ook de BTW onder valt. Vaak gaan de koper en verkoper er vanuit dat met de invoerrechten ook de BTW wordt bedoeld. Toch ontstaat hier wel eens discussie over. Wilt u niet voor onverwachte verassingen komen te staan? Spreek van te voren duidelijk af of de betaling inclusief BTW bij invoer is. De gevolgen kunnen namelijk groot zijn, aangezien het BTW tarief in Nederland 9% of zelfs 21% is.

6. Conclusie en meer informatie

Een juiste toepassing van de Incoterms is belangrijk. Ook voor de juiste afhandeling van douaneformaliteiten! Heeft u hierover vragen? Neem dan gerust contact op met Samantha Zwart.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.