Aangifte & vertegenwoordiging anno 2022

1. Aangifte & vertegenwoordiging anno 2022

Als we het hebben over douaneaangiften, dan hebben we het natuurlijk ook over de controle ervan. De Douane heeft namelijk vergaande bevoegdheden, maar moet ook bepaalde normen en regels in acht nemen. Doet de Douane dat ook wel altijd? Tenslotte besteden we aandacht aan douanevertegenwoordiging en de grote risico’s die ondanks directe vertegenwoordiging nog steeds op de vertegenwoordiger rusten.

De handel is veranderd

Als de internationale handel in 2022 wordt vergeleken met de handel van pakweg 25 jaar geleden dan zien we aanzienlijke verschillen. Niet alleen is de uitwisseling van data enorm gegroeid, maar ook de handelsstromen zelf zijn enorm veranderd. Onder meer door de komst van e-commerce zijn de aantallen aan douaneaangiften geëxplodeerd. Daar waar de Douane in 2000 enkele tientallen miljoenen aangiften behandelde, waren er dat in 2021 ongeveer 500 miljoen aangiften [1]. Hoewel de opdracht voor de Nederlandse Douane niet veel anders is geworden, ziet de Douane zich nu dus voor de uitdaging gesteld om de juistheid van heel veel meer aangiften vast te stellen.

Een cruciaal verschil tussen de traditionele handel en e-commerce is dat veel handel niet meer plaatsvindt tussen een producent en de groothandel, maar dat er veel meer partijen (tussen) zijn gekomen die op een veel kleinschaliger niveau transacties verrichten. In de traditionele handel bestelt een bedrijf bijvoorbeeld 1.000 beeldschermen. Deze 1.000 beeldschermen worden in één container vervoerd en in het vrije verkeer gebracht, of ze worden onder een schorsingsregeling geplaatst. De vervoerder heeft in veel gevallen een vaste relatie met zijn opdrachtgever. Voor de beeldschermen zal waarschijnlijk – vaak door een douane-expediteur – één aangifte worden gedaan voor alle 1.000 beeldschermen. De soort goederen, hoeveelheid en de waarde van de goederen kunnen worden afgeleid van de factuur en ook de informatie op de (air)way bill of bill of lading zijn relevant.

Bij e-commerce gaat dit anders. De bestellingen via e-commerce worden eenvoudig online geplaatst. De aankoop van de goederen is niet meer dan een klik op een website. Door middel van de aankoop worden zowel de prijs als de algemene voorwaarden overeengekomen. In plaats van een getekende overeenkomst zoals die nog vaak een rol speelt bij de traditionele handel, ontvangt de koper bij e-commerce een orderbevestiging en/of factuur per e-mail. Bij e-commerce worden alle formaliteiten online afgehandeld. Ook heeft de koper geen daadwerkelijk contact met de leverancier, in tegenstelling tot de traditionele handel.

Bij e-commerce is er vaak geen sprake van één grote afnemer, maar – terug naar het voorbeeld – bestellen 1.000 verschillende consumenten één beeldscherm. Bestellingen worden daarbij vaak niet bij de daadwerkelijke producent geplaatst, maar bij verschillende (tussen)leveranciers. De 1.000 beeldschermen worden ook niet in één container vervoerd, maar steeds tezamen met andere goederen door meerdere vervoerders en logistiek dienstverleners verscheept. Goederen worden daarbij veelvuldig geconsolideerd in het land van verzending. Uiteindelijk verzorgen dus verschillende douane-expediteurs de vele aangiften voor de kleinere partijen, veelal particulieren.

Een belangrijk kenmerk van e-commerce is dat leveringssnelheid en leveringsbetrouwbaarheid van groot belang zijn. De afnemer verwacht dat een pakketje snel en volgens bestelling wordt geleverd. Veel goederen worden direct in het vrije verkeer gebracht en niet onder een schorsingsregeling geplaatst.

2. Beschikbare informatie en documentatie

Een belangrijk verschil tussen de traditionele handel en e-commerce is ook de beschikbaarheid van documentatie en informatie bij de invoer van goederen. Bij de traditionele handel is de documentatie voornamelijk op papier beschikbaar. Voorbeelden van aanwezige documentatie zijn facturen, bill of lading of airway bill en oorsprongsbescheiden. Bij e-commerce zijn de hiervoor genoemde documenten veelal niet beschikbaar. De documenten, althans het equivalent ervan, bestaan voornamelijk uit digitale berichten, zoals xml-berichten. Van de gehele goederenstroom (van order tot aflevering) is weliswaar veel informatie aanwezig, maar de traditionele factuur en andere traditionele documenten ontbreken haast altijd.

Opvallend is overigens dat het platform waarbinnen de aankoop plaatsvindt, over heel veel accurate informatie beschikt. Niet alleen over het vervoer, zoals track & trace informatie, maar ook over de transactie zelf, zoals het soort goed en de prijs. Deze informatie is echter in de meeste gevallen niet beschikbaar voor de logistiek dienstverlener en degene die de douaneaangifte doet. De meest belangrijke informatie over de goederen – zoals de waarde en goederencode – worden vaak niet één-op-één verstrekt.

Het valt ons ook op dat de diverse partijen die betrokken zijn bij de douaneformaliteiten van e-commerce goederen, elkaar niet altijd goed begrijpen als het neerkomt op het verstrekken van informatie en documentatie. Zo zien we in de praktijk dat de Douane vaak blijft vragen naar contracten en betalingsbewijzen, terwijl het sluiten van en de vastlegging van het contract in veel gevallen slechts wordt gevormd door het simpele klikken op de knop ‘I agree’. Een betalingsbewijs kan vaak niet worden geleverd, anders dan een afschrift van de rekening van de creditcard, iDEAL-betaling of andere betalingsfaciliteiten. Een betalingsbewijs heeft de douane-expediteur in deze gevallen dus vaak niet. Omgekeerd kan de Douane veelal niet op begrip van het bedrijfsleven rekenen, terwijl op de Douane diverse verplichtingen rusten. In dit kader lijkt het ons goed dat veel meer aandacht wordt besteed aan wederzijds begrip en het maken van goede afspraken om de beschikbare informatie te delen. Het behoeft weinig toelichting dat juist de webplatforms hierbij een belangrijke rol spelen. De Douane zou juist bij deze partijen veel waardevolle informatie kunnen weghalen.

3. De aanpak van de Douane verandert

Niet alleen is de (internationale) handel veranderd, we zien – en horen ook van onze cliënten veelvuldig – dat de aanpak van de Douane is veranderd. Daar waar in het verleden een kleine fout in de aangifte nog kon worden gewijzigd, blijkt dat tegenwoordig haast niet meer mogelijk. Korte lijntjes met een vaste douaneambtenaar behoren tot het verleden, contact – per e-mail, want telefonisch is dat vaak niet mogelijk – met het Bedrijven Contact Punt (BCP) is de nieuwe werkelijkheid. Ook de vaste klantmanager (eerder ook klantcoördinator genoemd) is verdwenen. Slechts weinig bedrijven ervaren deze aanpak als een verbetering.

Niet alleen het klantcontact is gewijzigd. We zien dat met de inwerkingtreding van het DWU (op 1 mei 2016) de Nederlandse Douane zich ook veel formeler opstelt. Zo meent de Douane dat allerlei vergissingen in een aangifte niet meer kunnen worden rechtgezet. Anders gesteld, een aangifte kan vaak niet worden gewijzigd. Dit leidt tot bizarre situaties. Bijvoorbeeld dat producten opeens niet meer als biologisch kunnen worden verhandeld omdat in de aangifte per ongeluk niet is verwezen naar het SKAL-certificaat. Eerder kon dit worden gewijzigd, nu – volgens de Douane – niet meer. Of een aangifte waarbij een AGRIM-certificaat nodig is maar per ongeluk een onjuiste vertegenwoordigde is ingevuld. “Niet meer te wijzigen”, is steevast het antwoord van de Douane. Zo zijn er nog diverse andere situaties waarbij de vraag kan en moet worden gesteld of de zo formele houding van de Douane wel terecht en juist is. Voor meer informatie wijzen we op onze eerdere bijdrage hierover [2].

De meer formele aanpak vloeit ook voort uit de aanhoudende interesse vanuit ‘Brussel’. Of de verwijzing door medewerkers van de Douane naar de Europese Commissie in alle gevallen terecht is, wagen we te betwijfelen. Maar in ieder geval moet worden geconcludeerd dat de Minister van Financiën de Tweede Kamer meerdere keren heeft moeten informeren naar aanleiding van bevindingen van de Europese Commissie. Dat ging bijvoorbeeld over een afdracht van (netto) EUR 148 miljoen omdat volgens de Europese Commissie te weinig douanerechten voor textiel en schoenen (wegens te lage waarde) was afgedragen [3]. Eerder, in 2020, moest de Minister de Tweede Kamer al informeren dat een enorme douaneschuld van meer dan EUR 820 miljoen was ontstaan aan antidumping- en compenserende rechten wegens de invoer van zonnepanelen [4]. Recent, in december 2021, heeft de Minister de Tweede Kamer nog nader geïnformeerd [5] over de problemen bij de afdracht van de diverse rechten bij invoer aan de Europese Commissie en het feit dat de boekhouding van de Douane tekortkomingen kent.

Van oudsher heeft de Douane al de aanpak dat bij enige vorm van twijfel het bedrijfsleven ongelijk krijgt en het bedrijf dan maar moet procederen bij de rechter. De recent gegroeide interesse vanuit de Europese Commissie zal dat niet snel doen veranderen.

Een wijziging in de aanpak van de Douane is ook dat zij meer in de actualiteit wil controleren. Uit het jaarplan Douane 2022 blijkt dat de Douane real-time informatie van groot belang vindt. Zeker in het kader van e-commerce lijkt ons dat geen luxe, maar meer controle in de actualiteit – ook vanuit het bedrijfsleven zelf – zou ook de oplossing kunnen zijn om fouten te voorkomen en een vergissing zo spoedig mogelijk te kunnen herstellen.

4. Controle van de aangifte

Om een aangifte te controleren heeft de Douane veel bevoegdheden. Terecht lijkt ons! Aan die bevoegdheden kleven echter ook verantwoordelijkheden en beperkingen. Uit de praktijk blijkt dat het niet altijd meevalt om in de veelheid aan aangiften, onderzoeken en fysieke controles steeds volledig volgens de regels te handelen. Zo kennen we situaties waarbij monsteruitslagen al lange tijd bekend waren bij het team aangiftebehandeling, maar het vervolgens meer dan een half jaar duurt voordat de douane-expediteur wordt geïnformeerd. Al die tijd wordt de verificatie ‘aangehouden’ en blijft de douane-expediteur – ook bij directe vertegenwoordiging – aansprakelijk. Dat is uiteraard een zeer ongewenste situatie. We hebben hier inmiddels expliciet aandacht voor gevraagd en hopen dat zulke situaties in 2022 niet meer gaan voorkomen.

Bij het uitvoeren van een controle en het verrichten van monsteronderzoek, hoort – wat ons betreft – dat ook wordt voldaan aan de diverse normen en afspraken om representatief, zorgvuldig en goed gedocumenteerd onderzoek te borgen. Uit de jurisprudentie volgt dat het niet altijd eenvoudig is voor de Douane om steeds aan de voorgeschreven methodes te voldoen. Zo heeft het Gerechtshof Den Bosch zelfs een aanzienlijke naheffingsaanslag voor accijns vernietigd omdat de Douane niet de juiste – en voorgeschreven – norm had gehanteerd [6].

Om er voor te zorgen dat door de douaneautoriteiten in alle lidstaten dezelfde handelwijze en normen worden gehanteerd, heeft de Europese Commissie al langere tijd – samen met de douanelaboratoria in de verschillende lidstaten – uitgebreide richtlijnen opgesteld, vastgelegd in het project platform ‘SAMANCTA’. Deze term is de afkorting voor ‘sampling manual for customs and taxation authorities’. Het SAMANCTA-project is reeds actief vanaf 2012 en is een gezamenlijke aanpak door douaneautoriteiten van de diverse lidstaten en de douanelaboratoria. Ook het Douane Laboratorium van Douane Nederland is hierin zeer actief. Uit gespreksverslagen die in ons bezit zijn, blijkt dat een delegatie van het Nederlandse Douane Laboratorium de overleggen steeds bijwoont en in het verleden ook besprekingen hebben plaatsgevonden in Nederland. De Nederlandse Douane blijkt echter wat minder enthousiast om al deze richtlijnen ook te volgen. Dat kan, naar onze mening, grote gevolgen hebben. De toekomst en jurisprudentie in deze zijn dus zeer interessant. Voor meer informatie verwijzen we u graag naar de twee publicaties over Samancta op onze website [7].

Een onderwerp waarover geen onduidelijkheid bestaat, is het feit dat bij een fysieke controle of monsterneming, de aangever moet worden geïnformeerd. Als de aangever niet is geïnformeerd, dan is in beginsel de conclusie dat de monsters niet rechtmatig zijn genomen. Het is daarbij aan de Douane om aan te tonen dat de aangever daadwerkelijk op de hoogte is gesteld. Hoewel we ervan op de hoogte zijn dat de Douane belangrijke verbeterslagen heeft gemaakt, blijkt uit de praktijk dat het niet in alle gevallen goed gaat. In dit kader kan een kritische houding (‘ben ik als aangever wel geïnformeerd over de monsterneming’) dus lonen.

5. Vertegenwoordiging, zekerheid & betaling

Bij het thema ‘het doen van een douaneaangifte’ kan het onderwerp vertegenwoordiging uiteraard niet ontbreken. Een zeer groot gedeelte van de douaneaangiften wordt immers gedaan met toepassing van vertegenwoordiging. Vanwege het grote belang van dit onderwerp, hebben we het tweeluik over douanevertegenwoordiging op onze website opgenomen, zoals dat eerder is gepubliceerd in het Weekblad Fiscaal Recht.

Een onderwerp dat in het kader van vertegenwoordiging ook ‘hot topic’ is, betreft de zekerheid en betaling van de douaneschuld. Anders dan veel expediteurs en douanevertegenwoordigers menen, zijn zij namelijk op diverse momenten alsnog aansprakelijk voor de douaneschuld. Die aansprakelijkheid kan enorme gevolgen hebben. In het Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB) is hier door ons ook dringend aandacht om gevraagd. We menen namelijk dat deze aanpak juridisch niet juist is. Ook hebben we aandacht gevraagd voor de praktijk waaruit blijkt dat de verificatie nog wel eens langere tijd wordt aangehouden. Voor de publicatie hierover verwijzen we ook naar onze website.

6. Tenslotte

Heeft u vragen of opmerkingen? Neemt u dan contact met ons op!

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.