AEO en monitoring: risico of kans?

Uw onderneming beschikt wellicht al enige jaren over een AEO-vergunning (“Authorised Economic Operator”). Dan heeft u inmiddels ook al een of meerdere externe audits van de Douane achter de rug. Om een dergelijke toetsing met goed gevolg te kunnen doorstaan, moet u aan de douane-auditors kunnen aantonen dat u ‘in control’ bent. Daartoe dient u de processen waarop AEO ziet te monitoren.
Door Samantha
18 juni 2021
Samantha

De monitoring is een intensieve bezigheid en wordt in veel ondernemingen als een noodzakelijk kwaad gezien. Ondernemers zijn druk met ondernemen. Daarbij is “douane”, laat staan AEO en monitoring, vaak niet de “core-business”. Echter, als u de gedachte van AEO doorgrondt, dan is het logisch om daadwerkelijk te willen voldoen aan de AEO-monitoringseisen. In dit artikel ga ik in op de kansen die AEO-monitoring uw onderneming biedt.

Van risico (beheersing) naar kans

AEO is sinds de introductie vooral gericht op het beheersen van risico’s. Een goed beheerssysteem begint bij een risicoanalyse. Zo ook de AEO-monitoring (in feite moet u zelf de controles uitvoeren die de Douane eerder ook al deed). Als uit deze controles zaken voortvloeien die aandacht behoeven, dan dient u ook passende maatregelen te nemen. Als u de risico’s heeft vastgesteld, dan neemt u maatregelen die deze risico’s beperken. Voorbeelden van dergelijke beheersmaatregelen zijn onder meer procedures, werkinstructies en interne controles. Mocht een risico zich onverhoopt toch voordoen, dan kunt u dit signaleren en vervolgens maatregelen nemen om een bepaalde situatie te corrigeren. Het doel is daarbij om te voorkomen dat het risico zich nogmaals voordoet. U heeft op deze manier een risico-managementsysteem dat is gebaseerd op de zogenoemde PDCA-cirkel (“plan-do-check-act”).

AEO-ers voeren deze cirkel vaak routinematig uit, maar soms zonder echt te kijken naar de achterliggende redenen. Juist daar ligt de mogelijkheid om kansen te verwezenlijken die AEO en monitoring bieden.

Veiligheid in de logistieke keten

De AEO-systematiek is ontstaan door de noodzaak van ketenbeveiliging na de aanslagen van 11 september 2001 op de Twin Towers in New York. Overheden uit alle werelddelen zagen zich genoodzaakt om op voorhand een veiligheidsscreening uit te voeren op partijen in de logistieke keten. Door aan gescreende en bekende partijen voordelen te bieden (financieel en operationeel), kreeg en krijgt de handhaver grip op deze “goedgekeurde” partijen. Deze vorm van horizontaal toezicht is de afgelopen jaren alleen maar toegenomen. Handelsfacilitatie is alleen mogelijk is voor bewezen betrouwbare ondernemingen met een AEO-vergunning. Heeft een onderneming geen AEO-vergunning, dan zal dit leiden tot ‘meer in de logistiek ingrijpende controles’. Vertragingen in het logistieke proces liggen daarbij voor de hand. Niet op de laatste plaats omdat ook bepaalde specifieke vereenvoudigingen zijn voorbehouden aan ondernemingen met een AEO-vergunning. Kortom AEO en de verplichte monitoring zijn een must.

Dan nu de kansen

In het vorenstaande schuilen ook kansen. Door aan de monitoringseisen te voldoen, kunt u (met de spreekwoordelijke druk op de knop) aan de handhaver laten zien dat u in control bent en zo een door de Douane geïnitieerde toetsing doorstaan. Het hebben en behouden van een AEO-vergunning zorgt ervoor dat er minder sprake zal zijn van logistieke verstoring. Dit is ook iets wat uw ketenpartners zullen eisen en u hen kunt bieden: een logistieke keten zonder oponthoud en hetzelfde (ongetwijfeld hoge) serviceniveau.

Hiermee kunt u zich dus tevens onderscheiden ten opzichte van ondernemingen die geen AEO-vergunning hebben, dan wel de AEO-status door gebrekkige monitoring kwijtraken.

Voor de interne organisatie is de AEO-monitoring ook een kans. Het is niet onwaarschijnlijk dat u periodiek documentatie en informatie bij elkaar moet (laten) zoeken om te voldoen aan de eisen die worden gesteld bij een door de Douane uitgevoerde toetsing.

Het kost ondernemingen in de regel veel tijd om te voldoen aan de eisen die de Douane stelt bij haar uitvoering van het cyclisch toezicht. Bij deze vorm van toezicht worden alle bedrijven die beschikken over een DWU-vergunning (waaronder de AEO-vergunning) periodiek gecontroleerd op het vlak van risicobeheersing.

Als u een monitoringsysteem inricht dat daadwerkelijk functioneert, dan voldoet u doorlopend aan de eisen die de Douane, mede in het kader van risicobeheersing, stelt.

Bij een sluitende controlecyclus volgens de PDCA-methode hoeft u jaarlijkse slechts een rapportage uit te draaien en u voldoet aan de eisen die de Douane stelt. Uw onderneming is immers in control. Uw douaneafdeling kan zich toeleggen op haar werkzaamheden én gedurende het lopende jaar de AEO-eisen bewaken. Wanneer de Douane er om vraagt, verzorgt deze afdeling zonder onderbreking van de normale werkzaamheden de rapportage aan de Douane.

Ondernemingen beschikken overigens vaak al systemen voor kwaliteitsmanagement. Het onderhouden van de AEO-vergunning en het sturen, controleren en, zo nodig, corrigeren van processen, is feitelijk niets meer of minder dan kwaliteitsmanagement. Indien mogelijk, doet u er verstandig aan om bij de bestaande methodiek voor kwaliteitsmanagement aan te haken. Daarmee bereikt u tevens dat alle relevante afdelingen zijn betrokken bij AEO-monitoring. AEO is immers niet alleen een douane-aangelegenheid.

Kennis en kunde

Met de introductie van het Douanewetboek van de Unie (“DWU”) per 1 mei 2016, heeft iedere AEO-vergunninghouder de verplichting om aan de opleidingseis te voldoen. In de wet is niet duidelijk gedefinieerd wat deze eis precies behelst. Met een monitoringsysteem zullen uw (douane-) medewerkers in ieder geval een heel stuk verder zijn dan nu. De medewerker wordt “gedwongen” om zich te bekwamen met betrekking tot de eisen die aan de AEO worden gesteld. Er zijn inmiddels zelfs systemen ontwikkeld met een e-learning oplossing waarbij de monitoring samengaat met een module waarbij medewerkers op hun kennis worden getest..

Met de introductie van het Douanewetboek van de Unie (“DWU”) per 1 mei 2016, heeft iedere AEO de verplichting om aan de opleidingseis te voldoen.

In de praktijk heeft de monitoring ook tot gevolg dat de douane-manager zijn afdeling en de activiteiten binnen de onderneming ook veel meer “in the picture” krijgt. Was de douaneafdeling eerder voor de rest van de onderneming een onbekende en dus onbeminde afdeling, met de introductie van een monitoringssysteem wordt inzichtelijk wat de activiteiten van de afdeling zijn. Met de juiste rapportagetool kan aan het management middels een dashboard worden gepresenteerd wat de financiële risico’s zijn en waar deze op zien. Belangrijker nog, ook kan inzichtelijk worden gemaakt waar de besparingsmogelijkheden zitten en of deze maandelijks worden gehaald of niet.

In de logistiek zijn het slimme, geautomatiseerde oplossingen die zorgen voor het verschil met de concurrentie. En die concurrentie is stevig. De AEO-monitoring kunt u volledig automatiseren. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een AEO-control framework. Binnen dit digitale AEO-platform kunnen alle kansen die in dit artikel worden beschreven samenkomen. Monitoring met één druk op de knop, waarbij alle afdelingen de gewenste input kunnen leveren en waarbij de medewerkers tevens een trainingsmodule tot hun beschikking hebben. Aan het eind van een monitoringsperiode kan het management en/of de Douane worden voorzien van een rapportage. Op deze manier blijft de onderneming in control en is zij ook de concurrentie een stap voor.

Conclusie en meer informatie

AEO en de daarbij horende monitoring zijn een noodzaak voor het beheersen van de douaneprocessen. Er zijn echter meer dan genoeg redenen om monitoring niet als een ‘noodzakelijk kwaad’ te zien maar ook als kans voor uw onderneming aan te grijpen. Een goed ingericht monitoringsmodel kan zorgen voor een stevig concurrentievoordeel voor de onderneming die actief is in de logistieke keten.

Customs Knowledge adviseert en helpt u graag en professioneel om de kans op onregelmatigheden te verminderen. Heeft u vragen of opmerkingen? Neemt u dan contact met Samantha Zwart

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.