De huidige stand van zaken
Veel bedrijven hebben al een aantal jaren een AEO-vergunning. Bij een aantal bedrijven is er na de aanvraag niet constant onderhoud gepleegd aan de vergunning. Procedures, werkinstructies en interne controles zijn nog steeds dezelfde als bij de aanvraag. Er wordt gewerkt volgens een bepaald stramien en afwijkingen of problemen worden opgelost door de douanemanager.
Voorheen was dit mogelijk, maar tegenwoordig wordt meer van een AEO verwacht. De onderneming zal actief moeten de eigen processen moeten sturen en monitoren. Daarbij is correctief handelen op het moment dat er niet volgens de procedures wordt gewerkt, niet voldoende. Ook preventieve maatregelen zijn nodig om herhaling van bepaalde zaken in de toekomst te voorkomen.
AEO gaat verder dan alleen douane gerelateerde zaken. Ook zaken zoals toegangsbeveiliging, screening en opleiding van medewerkers, databeveiliging en juistheid van financiële gegevens, zijn onderdeel van AEO. De verantwoordelijkheid kan dus niet alleen bij de douanemanager liggen, maar zal binnen de gehele onderneming bij verschillende medewerkers moeten worden belegd. Daarnaast is de “tone at the top” belangrijk. Het idee is dat als het management een bepaald standpunt inneemt met betrekking tot compliance, de rest van de onderneming eerder geneigd is dit standpunt te volgen.
Het verbeteren van de AEO-monitoring binnen de gehele organisatie
De verbetering van AEO-monitoring is met behulp van onze adviseurs in de meeste gevallen in afzienbare tijd te realiseren. Het is echter wel van belang dat vanuit verschillende afdelingen binnen de organisatie medewerkers betrokken zijn bij het verbetertraject. Tijdens een verbetertraject worden niet alleen procedures tegen het licht gehouden, ook worden er interne controlemaatregelen opgesteld en wordt er een begin gemaakt met de uitvoering van interne audits ten aanzien van alle AEO-aspecten. Interne communicatie is hierbij een van de punten waar wij op focussen. Het doel is om compliance (en daarmee AEO) nog breder uit te zetten binnen de organisatie waarbij vanuit verschillende organisatieonderdelen medewerkers deelnemen in een compliance team. Interne communicatie en een goed werkend compliance team zijn namelijk de sleutel tot een effectief control framework.
Het compliance team
Om de communicatie binnen de organisatie te optimaliseren, is het oprichten van een volledig compliance team belangrijk. Het is niet per se nodig dat de focus op AEO ligt. Een breed compliance team is zelfs nog effectiever. In dat team moeten verschillende medewerkers deelnemen vanuit verschillende afdelingen. De samenstelling is afhankelijk van de aard van de onderneming, zoals het aantal medewerkers, maar gedacht kan worden aan medewerkers van de volgende afdelingen: directie/management, douane, kwaliteit, inkoop, productie, verkoop, bedrijfsbeveiliging, finance, IT en HR. Deze afdelingen sluiten aan bij de onderdelen zoals in de AEO-Guidelines opgenomen.
Eén van de medewerkers van het compliance team is het aanspreekpunt voor de Douane. De andere teamleden rapporteren aan deze medewerker bevindingen die voortkomen uit de interne controles en andere registraties (meldingen en belangrijke wijzigingen). De teamleden monitoren hun eigen procedures en werkinstructies.
Overleg en vastlegging
Alleen het opzetten van een compliance team is echter niet voldoende. Het is van belang dat het team periodiek bij elkaar komt om overleg te voeren over compliance-gerelateerde zaken. Bevindingen uit interne controles, interne en externe audits, maar ook andere compliance-gerelateerde zaken worden in een dergelijk overleg besproken. De vastlegging hiervan kan input vormen voor een rapportage naar de Douane. Dit kan maandelijks, maar ook per kwartaal. De frequentie hangt onder meer af van de grootte van de onderneming en afspraken met de Douane.
Conclusie
Een optimaal compliance-control framework valt of staat met een goed compliance team. Door het oprichten van het team blijft AEO binnen de organisatie op de agenda staan en wordt monitoring een vanzelfsprekendheid. Wilt u meer weten over het inrichten van een compliance-control framework of een compliance-team? Neem contact op met een van onze experts.