Bezwaar indienen bij de Douane; Tien tips & trucs

Tien tips & trucs voor het indienen van een succesvol bezwaarschrift.
Door Bart
vrijdag 27 september
Bart

Per jaar worden vele duizenden bezwaarprocedures gevoerd tegen besluiten van de Douane. Veel bezwaarschriften worden afgewezen, andere toegewezen. Om de bezwaarprocedure met succes af te ronden moet in ieder geval aan een aantal wettelijke voorwaarden worden voldaan. Ook zijn er diverse succesfactoren waardoor uw bezwaarschrift meer kans van slagen krijgt. Bijvoorbeeld doordat u uw bezwaarschrift goed motiveert. Hierna volgen tien tips & trucs voor het indienen van een succesvol bezwaarschrift.

 1.         Wees op tijd!     

Het indienen van een bezwaarschrift is aan strikte termijnen verbonden. Deze termijn bedraagt zes weken en begint te lopen vanaf de dag van de dagtekening van de UTB. Het bezwaarschrift moet binnen deze termijn door de belanghebbende bij de Douane zijn ingediend. Daarbij geldt dat het bezwaarschrift moet zijn verzonden binnen deze termijn en binnen een week na afloop van de termijn moet zijn ontvangen. Vertraging in de post of andere oorzaken zijn voor rekening van de belanghebbende. Overigens heeft het weinig zin om de datum van het bezwaarschrift te anti-dateren omdat de datum van het poststempel geldt. Draagt het poststuk geen datumstempel, dan ligt de bewijslast op de belanghebbende om aan te tonen dat het bezwaarschrift op tijd is verzonden.

Als u het bezwaarschrift op de laatste dag indient, wees er dan zeker van dat vast staat dat ook op die dag het bezwaarschrift is ingediend en verifieer of het bezwaar op tijd aankomt. Verzending met handtekening retour, of zo nodig per koerier, is dan geen overbodige luxe.

2.         Wie is de belanghebbende?

Niet iedereen kan bezwaar tegen een UTB indienen; alleen de “belanghebbende” is hiertoe bevoegd. Wordt het bezwaarschrift ingediend door iemand anders dan wordt het bezwaar niet-ontvankelijk verklaard. Wie is eigenlijk bevoegd? Dat ligt aan de wijze waarop de douaneaangifte is gedaan. Is er sprake van aangifte door een douane-expediteur (of iemand anders) op eigen naam en voor eigen rekening, dan is deze zelf belanghebbende.

Wordt de aangifte gedaan door een douane-expediteur met toepassing van directe vertegenwoordiging, dan wordt de vertegenwoordigde (dus de opdrachtgever) als belanghebbende aangemerkt. Uiteraard is het wel mogelijk dat een ander dan de belanghebbende het bezwaarschrift indient, maar dan dient deze andere persoon dat te doen namens de belanghebbende en ook in het bezit te zijn van een volmacht. 

3.         Voldoe meteen aan alle formele eisen

In de wet is vastgelegd aan welke eisen het bezwaarschrift formeel moet voldoen. Hoewel de Douane u in de gelegenheid moet stellen om bepaalde gebreken te herstellen, is het verstandig om het bezwaar meteen aan alle eisen te laten voldoen.

De volgende eisen zijn, naast de eis dat het bezwaarschrift tijdig door of namens de belanghebbende moet zijn ingediend,  van toepassing:

  • Het bezwaarschrift moet een dagtekening (datum) bevatten;
  • Het bezwaarschrift moet door degene die het bezwaarschrift indient, worden ondertekend;
  • Uit het bezwaarschrift moet duidelijk blijken tegen welk besluit bezwaar wordt ingediend. Het verdient de voorkeur om een afschrift van het besluit (bijvoorbeeld de UTB) bij te voegen;
  • Als u als gevolmachtigde optreedt, voeg dan meteen een volmacht bij;
  • Het bezwaarschrift moet in de Nederlandse taal worden ingediend;
  • Het bezwaarschrift moet de gronden ofwel de redenen van het bezwaar bevatten. Als het niet mogelijk is om meteen de gronden aan te voeren, dien dan bezwaar op nader aan te voeren gronden in en verstrek de gronden later.

4.         Wees zakelijk en duidelijk

Veel bezwaarschriften worden ingediend door medewerkers van bedrijven die er hun beroep niet van hebben gemaakt. Dat geeft niet, maar het leidt wel vaak tot bezwaarschriften die overdreven beleefd en hoffelijk zijn (bijvoorbeeld: “Ik hoop dat het u mag behagen om het bezwaarschrift toe te wijzen”) en waarin niet tot de kern van de zaak wordt gekomen (bijvoorbeeld: “Het kan toch niet zo zijn dat wij geen gelijk krijgen, terwijl anderen dat wel krijgen”).  Het verdient de voorkeur om een zakelijke en directe schrijfstijl te hanteren. Omschrijf duidelijk wat u wil en wat u vindt. Een zin als “Ik zou u willen verzoeken om het met mij eens te zijn en gelijk te geven in deze bezwaarprocedure” is toch minder overtuigend dan “Daarom ben ik van mening dat de UTB niet in stand kan blijven en het bezwaarschrift gegrond moet worden verklaard.” 

5.         Motiveer uw bezwaarschrift: gelijk hebben is nog niet hetzelfde als gelijk krijgen

Ook al bent u nog zo overtuigd van uw gelijk, dat betekent nog niet dat u het ook krijgt. In sommige zaken is het overduidelijk dat de inspecteur een onjuiste beslissing heeft genomen. Bijvoorbeeld omdat later aanvullende documentatie ter tafel komt of omdat er een gewijzigd inzicht is ontstaan. Maar in de meeste procedures bestaat er voor beide posities (die van de inspecteur en van belanghebbende) wel wat te zeggen. Het is dan ook van groot belang dat de belanghebbende een goede motivering geeft waarom hij meent dat hij gelijk heeft. Zo’n motivering volstaat in de meeste gevallen niet met een eenvoudige stellingname.

Vaak is het nodig om te verwijzen naar specifieke feiten en omstandigheden, wetgeving (en de parlementaire geschiedenis ervan) en jurisprudentie.

6.         Gooi meerdere ankers uit

Zoals hiervoor al omschreven, is het belangrijk dat het bezwaarschrift goed wordt gemotiveerd. Zo’n motivering kan bestaan uit het vermelden van één reden, maar natuurlijk mogen ook diverse verschillende redenen worden aangevoerd. En net zoals dat bij een schip geldt, geldt ook in de bezwaarprocedure (alsook in de beroepsprocedure) dat succes meer verzekerd is wanneer meerdere ankers worden uitgegooid.

Besteed ook aandacht aan de formele aspecten.

Wij merken in de praktijk dat de meeste belanghebbenden wel aandacht besteden aan de inhoudelijke aspecten maar minder of zelfs geheel niet aan de formele aspecten. Bij inhoudelijke aspecten denk ik aan classificatie, douanewaarde of oorsprong, bij de formele aspecten hoe de UTB tot stand is gekomen. Als er een fysieke controle heeft plaatsgevonden, is de aangever daar dan van op de hoogte gesteld? Is er een vooraankondiging gestuurd alvorens de UTB werd opgelegd? Is de UTB wel opgelegd aan de juiste rechtspersoon? Allemaal formele aspecten die er voor kunnen zorgen dat de UTB ten onrechte is opgelegd, zelfs wanneer blijkt dat belanghebbende inhoudelijk ongelijk heeft. Besteed dus ook hier aandacht aan!

7.         Uitstel van betaling

“Het indienen van een bezwaarschrift schorst niet de werking van het besluit”, zo staat het in de wet. Dat betekent dat de betalingsverplichting die voortvloeit uit de UTB, ook in de bezwaarprocedure gewoon van toepassing blijft.

Dat betekent dus dat het bedrag aan rechten gewoon moet worden betaald of dat voor het betreffende bedrag zekerheid moet worden gesteld.

Alleen in uitzonderingsgevallen kan de Ontvanger afzien van de eis voor het stellen van zekerheid. Onze ervaring is dat dit ook wel heel uitzonderlijk is.

Formeel gezien moet in het bezwaarschrift om uitstel van betaling worden gevraagd. In veel gevallen (niet elke douaneregio heeft dezelfde werkwijze) gaat de Douane er automatisch van uit dat er om uitstel van betaling wordt verzocht. Om te voorkomen dat hier discussie over ontstaat, verdient het de voorkeur om  in het bezwaarschrift meteen duidelijk te vermelden dat om uitstel van betaling wordt verzocht. Daarbij dient ook duidelijk te worden vermeld voor welk bedrag uitstel wordt verzocht.

8.         Inzage in het dossier en hoorzitting

Vaak horen we dat mensen de bezwaarprocedure een “rituele dans” vinden. Dat is wellicht in bepaalde gevallen ook zo, maar er mag van worden uitgegaan dat een inspecteur in beginsel zijn werk serieus doet en kritisch heroverweegt of de beslissing van zijn collega juist is. Om een goed beeld en volledig inzicht te krijgen van hetgeen de inspecteur in de bezwaarprocedure heeft gedaan – en ook vaak wat in de voorafgaande fase heeft plaatsgevonden – is het interessant om het dossier in te zien. Dit dossier dient alle informatie en documentatie te bevatten die de inspecteur in bezwaar gebruikt bij zijn heroverweging. Zo nodig kunnen kopieën van stukken uit het dossier worden gevraagd.

Vervolgens kan, voordat de inspecteur zijn eindoordeel velt, met de inspecteur een hoorgesprek worden gevoerd. In dat hoorgesprek kan de belanghebbende – of zijn gemachtigde – nog een keer alles mondeling toelichten, de laatste stand van zaken geven en ook in dialoog treden met de inspecteur.

Het is dan ook verstandig om een hoorgesprek grondig voor te bereiden en aantekeningen te maken als leidraad voor de onderwerpen (en motivering) die u wil bespreken.

Het is overigens niet mogelijk om een hoorgesprek telefonisch te voeren, terwijl dit in bepaalde gevallen toch wel handig zou zijn. De staatssecretaris heeft dit verboden. Daar is echter een oplossing voor: het is mogelijk om telefonisch een gesprek te voeren waarin de wederzijdse standpunten worden uitgewisseld, waarvan zo nodig ook een schriftelijk verslaglegging kan plaatsvinden. Daarna geeft de belanghebbende aan dat hij geen prijs stelt op een formeel hoorgesprek. Feitelijk heeft dan toch telefonisch overleg plaatsgevonden wat u wilde, maar heeft de inspecteur het besluit van de Staatssecretaris niet overtreden.

9.         Er zijn ook andere mogelijkheden

Hoewel in de meeste gevallen het instellen van bezwaar het geijkte en ook noodzakelijke rechtsmiddel is, zijn er soms ook andere mogelijkheden om gelijk te krijgen of in ieder geval het gewenste doel te halen. Mogelijkheden die soms zelfs beter zijn. Daarbij valt te denken aan het aanvragen van een BTI en een verzoek tot  terugbetaling (artikel 236 CDW), maar ook geheel andere mogelijkheden. Zo kan het soms zinvol zijn om toch nog een keer met de betreffende ambtenaar die de UTB heeft opgelegd te overleggen.

Het is zinvol om voorafgaand aan het indienen van bezwaar goed na te denken over alle mogelijkheden.

In sommige gevallen kan een goed (gemotiveerd) gesprek zelfs de aanleiding zijn om geheel geen UTB op te leggen. Maar in andere gevallen kan het  ook nodig zijn te verzoeken om toepassing van de hardheidsclausule of wellicht een klacht in te dienen. Of misschien wilt u specifieke informatie die u niet zomaar krijgt en is een verzoek op grond van de wet openbaarheid van bestuur nodig. Het is dus zinvol om voorafgaand aan het indienen van bezwaar goed na te denken welke mogelijkheden er bestaan en welke u voor het behalen van uw doel het beste kunt gebruiken. 

10.        Schoenmaker, blijf bij je leest

Sommige gevallen en dossiers vereisen specialistische kennis en verdienen dat een expert de belangen behartigt. We zien dan vaak dat een bedrijf zelf eerst het bezwaarschrift indient en de bezwaarprocedure voert en pas later een gespecialiseerde jurist inschakelt.

Dat kan, maar is niet altijd even handig. In bezwaar zijn namelijk vaak al stellingen gedeponeerd die achteraf minder gelukkig blijken te zijn.

Of bepaalde gronden zijn geheel niet aangevoerd en dus ook niet meegenomen in de heroverweging van de inspecteur, zodat het bezwaarschrift ongegrond wordt verklaard, terwijl later voor alle partijen blijkt dat het bezwaar wel gegrond was.

Het wisselen van een lamp bij een auto, dat kunt u nog wel zelf (hoewel, dat bij sommige auto’s ook al niet zo is), maar een volledige revisie  van de motor besteedt u hoogstwaarschijnlijk uit. Een dergelijke handelwijze is ook reëel bij bezwaar- en beroepsprocedures. Eenvoudige bezwaarschriften en verzoeken tot terugbetaling kunt u ongetwijfeld zelf doen, maar bepaalde dossiers kunnen beter vanaf het begin door de specialist worden aangepakt!

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.