Vertegenwoordiging, zekerheid & betaling

1. Wat is douanevertegenwoordiging?

Bij het thema ‘het doen van een douaneaangifte’ kan het onderwerp vertegenwoordiging uiteraard niet ontbreken. Een zeer groot gedeelte van de douaneaangiften wordt immers gedaan met toepassing van vertegenwoordiging. Daarbij doet of verzorgt een logistiek dienstverlener of een ander bedrijf de douaneaangiften voor zijn opdrachtgever. Formeel kan douanevertegenwoordiging alleen plaatsvinden met toepassing van directe vertegenwoordiging of indirecte vertegenwoordiging. Alleen dan is uitsluitend de vertegenwoordigde (bij directe vertegenwoordiging) aansprakelijk is en (bij indirecte vertegenwoordiging) de vertegenwoordigde naast de vertegenwoordiger aansprakelijk voor een douaneschuld. Feitelijk heeft bij invoer alleen directe vertegenwoordiging zin, want alleen dan is de vertegenwoordiger niet de schuldenaar.

2. Vereist: de juiste volmacht

Maar directe vertegenwoordiging is niet in alle gevallen mogelijk. Dat is alleen het geval als de opdrachtgever is gevestigd binnen de EU. Bij indirecte vertegenwoordiging geldt die eis niet en kan dus ook een opdrachtgever gevestigd buiten de EU worden vertegenwoordigd. Voor zowel indirecte als directe vertegenwoordiging is ook een volmacht nodig. Daarbij is van belang dat deze volmacht door de juiste en bevoegde persoon vanuit de vertegenwoordigde is afgegeven. Is dat niet het geval, dan kan dit tot gevolg hebben dat moet worden geoordeeld dat geen sprake is van (directe of indirecte) vertegenwoordiging en de aangifte dus op eigen naam en eigen rekening geacht wordt te zijn  is gedaan. Dan is de ‘vertegenwoordiger’ dus alsnog schuldenaar. Twijfelt u als vertegenwoordiger of u wel van alle opdrachtgevers een juiste volmacht heeft, dan is het verstandig om het jaar 2022 te beginnen met een controle van alle volmachten en daarbij het uittreksel uit het handelsregister – van het moment dat de volmacht was afgegeven – te raadplegen.

Overigens is douanevertegenwoordiging ook alleen mogelijk voor bedrijven met een toelating douanevertegenwoordiger. Voor het verkrijgen van de toelating douanevertegenwoordiger moet dat de vertegenwoordiger aan de AEO-vereisten doen.

3. Vertegenwoordiging loopt risico

De (direct of indirect) vertegenwoordiger moet overigens niet de indruk hebben dat hij helemaal niet aansprakelijk is. Naast het feit dat de vertegenwoordiger de aangifte indient, speelt hij namelijk ook vaak voor ‘bank’. In Nederland werken immers veel logistiek dienstverleners (en anderen) met een maandkrediet dat dient als borg voor de douaneschuld die gedurende de ‘lopende’ maand ontstaat. De hoogte van het maandkrediet wordt vastgesteld en is gebaseerd op de douaneschuld die maximaal per maand ontstaat bij het doen van de – doorlopende – aangiften. Hoewel het maandkrediet dus wordt afgegeven voor een beperkt bedrag, hebben we onlangs moeten vaststellen dat de Douane meent dat de vertegenwoordiger – tot het moment van ‘einde verificatie’ – aansprakelijk is voor de gehele douaneschuld. Ook als de douaneschuld het gestelde maandkrediet vele maanden of vele malen? overschrijdt. Pas nadat de verificatie van de aangifte door de Douane wordt beëindigd, wordt de vertegenwoordiger bevrijd van zijn verplichting. Dat laatste is overigens niet nieuw, wel het feit dat de Douane meent dat de aansprakelijkheid onbeperkt is, dus ook voor een bedrag vele malen hoger dan het maandkrediet zelf., is.

Wij menen dat dit niet de bedoeling is of kan zijn. Het maandkrediet is immers niet bedoeld voor een onbekend en onbeperkt bedrag, maar voor maximaal het bedrag dat is gesteld. Bij de invulling van de douaneaangifte komt de vertegenwoordiger echter in een spagaat. Hij moet namelijk aangeven wie de ‘betaler’ is en wie de ‘zekerheidsteller’ is. Bij directe vertegenwoordiging is het de bedoeling dat de vertegenwoordiger de douaneschuld betaalt die hij zelf aangeeft én daarvoor ook zekerheid stelt. Met andere woorden, zijn maandkrediet kan worden gebruikt om de ‘lopende’ douaneschuld te borgen. Als de verificatie van de aangifte direct wordt beëindigd, dan is de vertegenwoordiger vervolgens ontslagen van zijn verplichtingen.

4. Aangehouden verificatie: extra groot risico

Omdat in diverse gevallen de verificatie echter niet direct wordt beëindigd, bijvoorbeeld omdat een monsteronderzoek heeft plaatsgevonden of een bescheid nader wordt gecontroleerd, blijft de vertegenwoordiger aansprakelijk. In die gevallen worden de goederen wel vrijgegeven en komt het haast nooit voor dat een aanvullende zekerheid wordt geëist. In zo’n geval loopt de vertegenwoordiger dus een groot risico. De goederen worden dan namelijk weggevoerd én de Douane neemt ook nog het standpunt in dat de vertegenwoordiger met zijn borg aansprakelijk blijft voor de douaneschuld die eventueel later kan ontstaan. Die aansprakelijkheid kent blijkbaar geen enkele beperking, althans als we de Douane goed begrijpen. De stelling gaat zelfs zo ver dat als het maankrediet voor – bijvoorbeeld – EUR 150.000 is gesteld, maar een douaneschuld van EUR 3.000.000 ontstaat, de vertegenwoordiger tot een bedrag van EUR 3.000.000 aansprakelijk is, althans zorg moet dragen voor de betaling van de douaneschuld.

Wij menen dat dit een onjuiste toepassing van de wettelijke bepalingen is en deze uitleg door de Douane een onaanvaardbare verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid op de vertegenwoordiger legt. De meeste vertegenwoordigers lijken zich echter niet bewust te zijn van dit standpunt en de hieruit voortvloeiende aansprakelijkheid. Wij hebben daarom – namens het Register Belastingadviseurs – in de vergadering van het Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB) dringend verzocht om na te gaan of deze aanpak juridisch juist is en daarnaast voorgesteld om nadere informatie en voorlichting hierover aan het bedrijfsleven te geven. Ook hebben we aandacht gevraagd voor de praktijk waaruit blijkt dat de verificatie nog wel eens langere tijd wordt aangehouden. Dit, terwijl die aanhouding niet voortvloeit uit het feit dat nog wordt gewacht op de resultaten van documentenonderzoek of onderzoek van de monsters, maar omdat de verwerking en communicatie over de resultaten maandenlang op zich laat wachten. Wij hebben voorgesteld om – opnieuw – een duidelijke beleidslijn in te nemen waarin wordt vermeld binnen welke termijn de verificatie dient te worden beëindigd. Eerder – langere tijd geleden – stond in het Handboek Douane namelijk dat de verificatie binnen zes maanden moest worden beëindigd. Dat lijkt ons overigens nog steeds een bijzonder lange termijn. Anno 2022 mag immers van een bestuursorgaan voortvarend en transparant handelen worden verwacht. Als de Douane in de actualiteit wil werken en aangiften ‘realtime’ wil afwerken, dan hoort daar niet maandenlang wachten bij.

5. Conclusie en meer informatie

Voor vragen of opmerkingen over dit onderwerp kunt u contact opnemen met Bart Boersma.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Customs Knowledge geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan. Dit artikel is niet bedoeld als een specifiek advies. Zie in dit kader ook de Algemene Voorwaarden van Customs Knowledge BV.